Gestão de equipes externas: os desafios da mobilidade

Neste artigo vamos abordar alguns desafios que a mobilidade traz para a gestão de equipes externas. 

O que você verá nesse post:

• Gerenciamento do tempo

• Produtividade da equipe

• Informações sempre atualizadas

• Permite que o sistema funcione offline

• Diferencial que conquista seu cliente

• Aumenta a praticidade e precisão

As empresas de serviços externos, precisam mudar a forma com que gerenciam sua equipe em campo. 

Ao usar métodos para gerenciar melhor a equipe, as empresas de serviços podem reduzir em até 65% seus custos.

O melhor caminho é investir no acompanhamento em tempo real de tudo que está acontecendo em campo.

O treinamento, o processo, a equipe, a estrutura deve ser preparada para acompanhamento em tempo real, pois só assim o resultado será maximizado.

Algumas dicas sobre como ter controle de equipe externa que podem aparecer como resultado da mobilidade, incluem:

Gerenciamento do tempo

Muitas vezes acontece dos funcionários externos deixarem de ir até os compromissos ou se atrasarem bastante para atender um cliente. 

Isso é inadmissível, se sua empresa está disposta a dobrar de tamanho esse ano!

A melhor maneira de evitar isso é colocar lembretes móveis, através de e-mail, SMS e notificações push.

Com notificações em tempo real na criação de tarefas de urgência, você reduz as chances de seus funcionários esquecerem se atrasarem para uma visita.

Além disso, você saberá a rota que sua equipe fez e os riscos de insatisfação do cliente com os problemas apontados acima são diminuídos.

Produtividade da equipe

Um sistema para assistência técnica, que apoia a mobilidade dos técnicos em campo, facilita inúmeros pontos da operação:

• Comunicação entre técnicos e gestor fica muito mais rápida e simples;

• Rapidez no preenchimento de ordens de serviço para oferecer dados para o gestor.

• Gerenciamento do tempo em cada atendimento.

• Monitoramento da qualidade do serviço com fotos.

• Garante que o SLA será cumprido pela equipe de campo.

O sistema envia, recebe dados e faz a integração de arquivos que ficam armazenados na nuvem.

Isso garante produtividade, pois reduz o tempo de preenchimento de formulários, além de organizar as informações de cada serviço executado para evitar retrabalho.

Tudo em um só lugar!

Sendo assim, o técnico se livra de ter que trabalhar com muitos papéis e reduz tempo em cada visita. Assim pode atender mais clientes em um dia.

Sem falar que mostra ao cliente que a empresa quer melhorar seus processos, investindo em novas tecnologias em prol de um melhor atendimento.

 

Informações sempre atualizadas

Check in, check-out, tarefas, abertura de chamados e todas as operações, internas e externas, estão ocorrendo ao mesmo tempo. 

Na maioria das empresas, hoje, todas esses processos são descentralizados e ocorrem de maneira desestruturada.

Esse é um dos fatores que fazem os gestores não controlarem o crescimento da sua operação.

Isso ocorre porque, sem informações estruturadas para organizar processos em um só lugar, as empresas não conseguem estruturar um modelo de crescimento escalável.

Sendo assim, equipes de campo que trabalham com tecnologias que facilitam a mobilidade, certamente estarão a frente daquelas que contam com papéis para organizar todos os processos.

Permite que o sistema funcione offline

Se você já precisou atualizar uma informação no sistema e não conseguiu executar a ação por falta de internet, sabe o quanto isso prejudica o seu trabalho.

Os aplicativos de gestão de equipes externas permitem fazer qualquer atividade na empresa ou em campo, mesmo se você estiver sem acesso à internet.

Isso significa que a sua equipe poderá usar a plataforma de qualquer lugar. No momento em que o sinal do Wi-Fi entrar, o sistema sincroniza todos os dados.

Diferencial que conquista seu cliente

Os clientes certamente não ficam com as empresas que não resolvem seus problemas ou deixam a desejar no atendimento e na finalização do serviço.

Preocupação com a qualidade de toda a operação é sinal de clientes mais satisfeitos e, sendo assim, mais visibilidade para a empresa.

Os aplicativos de monitoramento de equipes externas causam uma ótima impressão aos olhos de seu cliente.

É melhor apresentar seu relatório de forma digital do que ficar com aquele monte de papéis desorganizados.

Em projetos de mobilidade sempre teremos métricas associadas aos seguintes itens de controle operacional:

• Redução de custos

• Redução da distância percorrida

• Redução de gastos com gasolina

• Aumento de produtividade

• Aumento de serviços

• Redução de tempo no atendimento

• Redução de retrabalho

• Eficiência

• Redução de custo por serviço

• Aumento de produtividade por equipe ou por colaborador

• Aumenta a praticidade e precisão

Centralizar as informações em uma única plataforma tem o poder de garantir que sua empresa obtenha informações confiáveis.

 

A automatização do seu processo é centralizada em um único sistema que garante a mobilidade.

Ele repassa todos os dados em tempo real e de forma atualizada para o gestor da equipe em campo.

Assim sua empresa cria uma cultura ágil e os resultados se mostram com o crescimento do número de tarefas concluídas diariamente.

Essas são algumas da inúmeras vantagens que sua empresa vai ter ao adotar a mobilidade na gestão da sua equipe externa.

Existem vantagens que certamente serão sentidas no início do processo e outras que aparecem conforme a cultura vai se enraizando na equipe.

Investir em mobilidade é necessário e atual. Não atrás da sua concorrência.

Automatize processos e se surpreenda com os resultados!