Imagine uma situação em que um cliente abre um chamado para fazer a manutenção de um equipamento. Mas por coincidência, ele precisou sair no mesmo horário do atendimento e uma outra pessoa recebe a visita do técnico. O que você teria em mãos para comprovar para o seu cliente que a visita técnica foi realizada?
A falta de documentos que garantam a prestação de um serviço é um problema que pode afetar a credibilidade de uma empresa e causar insegurança aos seus clientes.
Este tipo de situação era bastante comum no cotidiano da Ipaclima antes de implementar o Auvo. Por isso, conversamos com o proprietário da empresa, Wagner Nonato, para entender o que eles fizeram para solucionar esse problema.
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A Ipaclima atua desde 2013 na área de refrigeração e climatização residencial, empresarial e industrial. Os principais serviços oferecidos são a instalação e manutenção de centrais de água gelada, ar condicionado, câmaras e balcões frigoríficos.
O escritório central da empresa fica situado no bairro ideal, em Ipatinga - MG. Atualmente a equipe conta com o total de 12 colaboradores internos e 2 terceirizados para atender diversos segmentos como hotéis, indústrias, comércios, clínicas, hospitais e residências.
Wagner nos contou que antigamente, as principais dificuldades vivenciadas em sua empresa eram:
O monitoramento das atividades diárias da equipe técnica;
A realização do controle de serviços realizados;
A comprovação de prestação de serviços ao cliente por meio de documentos.
Os únicos meios utilizados para abertura de chamados eram o WhatsApp e ligações telefônicas. Isso dificultava o registro do histórico dos atendimentos de cada técnico, pois o Wagner precisava contatá-los via telefone para saber o status de suas demandas.
Após coletar as informações, Wagner formulava o histórico de atividades manualmente. Esse método de registro é comum em empresas que não buscam automatizar seu sistema de gestão.
Na maioria dos casos isso acarreta em registros de informações incorretas, e consequentemente, elaboração de relatórios finais imprecisos.
Além das dificuldades com a veracidade das informações repassadas por sua equipe, Wagner disse que a comprovação da prestação de serviço ao cliente também deixava a desejar.
Quando o responsável pelo chamado não estava presente no local e ficava em dúvida quanto à realização dos reparos, não tinha documentos para provar que o técnico executou o serviço.
Wagner resolveu seus principais problemas de gestão com o auxílio de um único software: o Auvo.
Ele nos disse que o WhatsApp e as ligações telefônicas ainda são utilizados para abertura de chamados, mas o Auvo complementa a rotina da empresa permitindo o registro e acompanhamento das atividades no dia a dia.
Com o Auvo, o gestor pode visualizar o status das tarefas de toda a equipe organizada por cores. Veja o exemplo:
· Vermelho: atividade aberta
· Verde: atividade em execução
· Rosa: atividade pausada
· Azul: colaborador a caminho do local da tarefa
· Amarelo: tarefa finalizada, mas com pendência
· Cinza: tarefa concluída com sucesso
Dessa maneira é possível visualizar o andamento das tarefas em geral. Assim fica muito mais fácil monitorar as atividades da equipe.
Além disso, o Auvo emite vários relatórios, inclusive o de atividades. Todos eles com informações baseadas em dados precisos e organizados em gráficos, no dashboard ou em planilhas.
Wagner relata que com as ordens de serviço digitais emitidas pelo Auvo passou a atestar a realização do atendimento ao seus cliente com documentos.
Agora, sua equipe de campo coleta a assinatura da pessoa responsável por receber a visita técnica e também, captura fotografias das atividades cumpridas.
Wagner ressaltou que a OS é um documento que dá credibilidade à sua empresa e segurança aos seus clientes, pois se houver dúvidas quanto a realização dos reparos, ele envia a ordem de serviço assinada para o representante da empresa no momento da visita, relata:
“Anteriormente a gente não tinha essa contraprova e hoje a gente tem. Inclusive, quando o cliente fala que a gente não o atendeu, eu envio pra ele a tarefa assinada pelo representante.”
Wagner acrescentou que uma outra função do Auvo que o deixou bastante satisfeito foi a emissão do PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle). Ele disse que já entregou o PMOC para alguns clientes, e isso já lhe proporcionou resultados positivos.
O PMOC é um documento obrigatório exigido pela lei n° 13.589/2018 para que empresas de refrigeração, climatização e ar condicionado repassem aos seus clientes. O documento contém normas de limpeza, conservação e manutenção de sistemas de climatização.
Wagner relata que está satisfeito por conseguir controlar as atividades dos seus colaboradores e também comprovar a prestação dos seus serviços aos clientes:
“o Auvo é uma solução viável para o controle de tarefas no dia a dia como a organização da estrutura da empresa. E também, ele nos ajuda a dar um atendimento melhor ao cliente, porque agora eu tenho como provar que executei as tarefas dele de acordo com o contrato que a gente estabeleceu.”
Faça como o Wagner que conseguiu reverter uma situação difícil em melhorias na gestão de equipes externas e nos atendimentos ao cliente.
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