Mais credibilidade para o cliente

Imagine uma situação em que um cliente abre um chamado para fazer a manutenção de um equipamento. Mas por coincidência, ele precisou sair no mesmo horário do atendimento e uma outra pessoa recebe a visita do técnico. O que você teria em mãos para comprovar para o seu cliente que a visita técnica foi realizada? 

A falta de documentos que garantam a prestação de um serviço é um problema que pode afetar a credibilidade de uma empresa e causar insegurança aos seus clientes.

Este tipo de situação era bastante comum no cotidiano da Ipaclima antes de implementar o Auvo. Por isso, conversamos com o proprietário da empresa, Wagner Nonato, para entender o que eles fizeram para solucionar esse problema.

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Sobre a Ipaclima

A Ipaclima atua desde 2013 na área de refrigeração e climatização residencial, empresarial e industrial. Os principais serviços oferecidos são a instalação e manutenção de centrais de água gelada, ar condicionado, câmaras e balcões frigoríficos.

O escritório central da empresa fica situado no bairro ideal, em Ipatinga - MG. Atualmente a equipe conta com o total de 12 colaboradores internos e 2 terceirizados para atender diversos segmentos como hotéis, indústrias, comércios, clínicas, hospitais e residências.

Principais desafios

Wagner nos contou que antigamente, as principais dificuldades vivenciadas em sua empresa eram:

• O monitoramento das atividades diárias da equipe técnica;

• A realização do controle de serviços realizados;

• A comprovação de prestação de serviços ao cliente por meio de documentos.

Os únicos meios utilizados para abertura de chamados eram o WhatsApp e ligações telefônicas. Isso dificultava o registro do histórico dos atendimentos de cada técnico, pois o Wagner precisava contatá-los via telefone para saber o status de suas demandas.

Após coletar as informações, Wagner formulava o histórico de atividades manualmente. Esse método de registro é comum em empresas que não buscam automatizar seu sistema de gestão.

Na maioria dos casos isso acarreta em registros de informações incorretas, e consequentemente, elaboração de relatórios finais imprecisos.

Além das dificuldades com a veracidade das informações repassadas por sua equipe, Wagner disse que a comprovação da prestação de serviço ao cliente também deixava a desejar.

Quando o responsável pelo chamado não estava presente no local e ficava em dúvida quanto à realização dos reparos, não tinha documentos para provar que o técnico executou o serviço.

Mudanças na rotina com um único software de gestão

Wagner resolveu seus principais problemas de gestão com o auxílio de um único software: o Auvo.

Ele nos disse que o WhatsApp e as ligações telefônicas ainda são utilizados para abertura de chamados, mas o Auvo complementa a rotina da empresa permitindo o registro e acompanhamento das atividades no dia a dia.

Com o Auvo, o gestor pode visualizar o status das tarefas de toda a equipe organizada por cores. Veja o exemplo:

· Vermelho: atividade aberta 

· Verde: atividade em execução

· Rosa: atividade pausada

· Azul: colaborador a caminho do local da tarefa

· Amarelo: tarefa finalizada, mas com pendência

· Cinza: tarefa concluída com sucesso

Dessa maneira é possível visualizar o andamento das tarefas em geral. Assim fica muito mais fácil monitorar as atividades da equipe.

Além disso, o Auvo emite vários relatórios, inclusive o de atividades. Todos eles com informações baseadas em dados precisos e organizados em gráficos, no dashboard ou em planilhas.

Wagner relata que com as ordens de serviço digitais emitidas pelo Auvo passou a atestar a realização do atendimento ao seus cliente com documentos.

Agora, sua equipe de campo coleta a assinatura da pessoa responsável por receber a visita técnica e também, captura fotografias das atividades cumpridas.

Wagner ressaltou que a OS é um documento que dá credibilidade à sua empresa e segurança aos seus clientes, pois se houver dúvidas quanto a realização dos reparos, ele envia a ordem de serviço assinada para o representante da empresa no momento da visita, relata:

“Anteriormente a gente não tinha essa contraprova e hoje a gente tem. Inclusive, quando o cliente fala que a gente não o atendeu, eu envio pra ele a tarefa assinada pelo representante.”

Wagner acrescentou que uma outra função do Auvo que o deixou bastante satisfeito foi a emissão do PMOC (Plano de Manutenção, Operação e Controle). Ele disse que já entregou o PMOC para alguns clientes, e isso já lhe proporcionou resultados positivos.

O PMOC é um documento obrigatório exigido pela lei n° 13.589/2018 para que empresas de refrigeração, climatização e ar condicionado repassem aos seus clientes. O documento contém normas de limpeza, conservação e manutenção de sistemas de climatização.

Wagner relata que está satisfeito por conseguir controlar as atividades dos seus colaboradores e também comprovar a prestação dos seus serviços aos clientes:

“o Auvo é uma solução viável para o controle de tarefas no dia a dia como a organização da estrutura da empresa. E também, ele nos ajuda a dar um atendimento melhor ao cliente, porque agora eu tenho como provar que executei as tarefas dele de acordo com o contrato que a gente estabeleceu.”

Faça como o Wagner que conseguiu reverter uma situação difícil em melhorias na gestão de equipes externas e nos atendimentos ao cliente. 

E se você é empreendedor assim como o Wagner, Teste o Auvo grátis por três dias e tenha bons resultados você também.