Como a Geraquip criou processos efetivos com o Auvo

O maior benefício do uso do Auvo na Geraquip, uma empresa de instalação e manutenção de geradores, foi o acompanhamento, em tempo real, do desempenho de seus técnicos em campo.

Informações detalhadas sobre as visitas técnicas são muito importantes para a gestão da manutenção, principalmente quando envolvem processos de manutenções preventivas.

Um bom controle de dados sobre o desempenho da equipe de técnicos consegue fornecer informações suficientes para que decisões sejam tomadas de modo mais assertivo.

No caso da Geraquip, esse controle permitiu a criação de um planejamento e controle de manutenção excepcional para os geradores dos clientes.

Quem nos contou essa história de sucesso foi o gestor de equipes externas da Geraquip, Victor Falcão, responsável pela supervisão e controle de manutenções da empresa.

Sobre a empresa

Há 18 anos atuando no mercado, a Geraquip é uma empresa de instalação e manutenção, que trabalha com grupos de geradores diesel, equipamentos hidráulicos e pneumáticos.

A empresa trabalha, de forma estratégica, com planos de manutenção, para analisar a confiabilidade de ativos, evitar falhas, reduzir gastos e trazer tranquilidade para o negócio do cliente.

Victor Falcão explica que todo o planejamento e execução dos projetos são baseados nas necessidades individuais de seus clientes.

Por este motivo, a Geraquip trabalha com equipamentos novos e atua com profissionais focados em trazer o máximo de qualidade para seus clientes.

A equipe é composta por técnicos especializados em manutenção preventiva e corretiva, reforma, reparo e instalação de geradores, de qualquer marca ou modelo.

Desafio 

“O principal motivo para a contratação do Auvo, foi a necessidade de modernizar nossos processos de manutenção preventiva e os serviços em grupo de geradores”, diz Victor.

O gestor conta que a empresa tinha uma grande necessidade de evitar o uso de relatórios em papel, pois além de gastar tempo para serem digitalizados, não geravam dados para controle.

A produção de relatórios em papel tornava a tarefa de documentação e gerenciamento de dados muito desgastante e, assim, ineficiente para os gestores da empresa.

Por exemplo, quando o gestor precisava buscar informações antigas sobre a quantidade de manutenção de geradores para um cliente, era preciso procurar em pastas repletas de documentos digitalizados.

Solução

Com a implementação do Auvo, a principal mudança na empresa foi o aumento no controle de dados sobre os serviços dos colaboradores externos.

O sistema permite a consulta rápida de informações, como:

• Horas trabalhadas;

• Rotas usadas para visitas;

• Quantidades de atividades realizadas;

• Detalhes das tarefas, dentre outros.

“A possibilidade de customizar os questionários permitiu tratá-los de forma a conseguir obter informações cruciais para a melhoria de todos os nossos processos de manutenção”, conta Victor.

Atualmente, quando precisam de informações anteriores acerca de um cliente, fazem buscas dentro do próprio sistema, para encontrar o que precisam, em questão de segundos.

O gestor conta também que após adaptar o Auvo às suas necessidades e convencer os colaboradores da importância dos questionários, percebeu uma melhoria na gestão da sua equipe externa.

Atuação Estratégica

Dentre todas as funcionalidades que o Auvo disponibiliza, a Geraquip utiliza, principalmente, o agendamento de manutenções e preenchimento de detalhes sobre os serviços.

Dessa forma, é possível ter acesso aos status de todas as atividades dos técnicos e controlar os dados de forma rápida, fácil e automatizada.

Confira as principais soluções usadas pela Geraquip:

Agendamento de tarefas

Uma das funcionalidades mais usadas pela Geraquip é o agendamento de visitas. Por meio da agenda no sistema, é possível cadastrar e programar tarefas específicas.

A agenda também permite o acompanhamento das atividades dos colaboradores: apresenta as tarefas realizadas, as tarefas em aberto e as que apresentam pendências.

A Geraquip utiliza o agendamento automático para cadastrar tarefas de repetição, como, por exemplo, manutenções preventivas mensais.

Assim, a manutenção de geradores pode ser programada para o ano todo.

Dessa forma, os técnicos são avisados, com antecedência, sobre o dia da próxima manutenção preventiva de um determinado cliente.

Recomendado: Sistema de ordem de serviço: como funciona?

Check-in e check-out

Por meio dessa funcionalidade, os status das tarefas e o tempo de serviço dos técnicos podem ser verificados em tempo real.

O check-in e check-out pode ser feito em qualquer smartphone que possua o aplicativo da Auvo, facilitando a passagem de informações.

O sistema também possibilita a ativação da função de check-in e o check-out automático, para que o técnico não precise se preocupar em assinalar o início ou fim da visita no celular.

Além disso, o tempo de execução de uma determinada tarefa fica registrada no sistema, o que facilita o cálculo do desempenho de produtividade do técnico.

Essas informações podem até mesmo servir como base para criação de metas justas e programas de recompensa para técnicos com os melhores desempenhos da empresa.

A Geraquip utiliza a opção de check-in e check-out para calcular as horas de serviços prestados por seus colaboradores.

Quer saber mais sobre a funcionalidade? Baixe nosso infográfico abaixo. É grátis!

 

Palavras-chave

O cadastro de palavra-chave é uma funcionalidade muito usada na criação e no controle de tarefas para os técnicos.

Com palavras-chave é possível inserir detalhes nas tarefas, como, por exemplo, identificar veículos usados nas visitas, marca ou modelo de equipamentos, status das visitas, necessidade de retorno etc.

As palavras-chave também podem ser usadas como formas de facilitar a filtragem de tarefas.

Dessa forma, colocar o nome da marca de um gerador como palavra-chave, por exemplo, permite que a manutenção de geradores de uma marca específica sejam filtradas juntas.

Dá até para trabalhar ações estratégicas com as palavras-chave. Com os resultados do controle de dados, é possível se perguntar:

• Como diminuir a taxa de retorno em clientes?

• Quais marcas e modelos de geradores mais falham?

• Quais veículos fazem mais visitas?

• Porque existem tantas pendências nas atividades de minha equipe?

Uma palavra-chave, quando usada corretamente no sistema, pode permitir a mensuração de diversos fatores de um serviço.

Quer saber mais sobre como funcionam as palavras-chave no Auvo? Confira o vídeo abaixo:

Geração de relatórios

A plataforma Auvo consegue gerar relatórios de diversos tipos para os gestores, como:

• Relatórios de tarefas;

• Questionários de serviços;

• Pesquisas de satisfação;

• Relatórios de despesas;

• Monitoramento de colaboradores, dentre outros.

O uso de relatórios sobre as manutenções dos técnicos melhorou bastante os processos internos da Geraquip.

Agora eles possuem acesso a diversas informações, com a descrição da falha e dos procedimentos para corrigi-la, o resultado do serviço e o tempo de execução.

Outro ponto importante para Geraquip, com o uso do Auvo, foi o fortalecimento de sua responsabilidade socioambiental, pois agora a empresa faz uso apenas de relatórios digitais, economizando papel.

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Resultados

Para Victor Falcão, a principal mudança para a empresa foi o aumento do controle de dados sobre as informações de desempenho dos colaboradores externos.

Assim, eles conseguem medir constantemente os resultados alcançados e verificar como podem melhorá-los ainda mais.

O objetivo da empresa é aumentar a eficiência dos serviços oferecidos, gerar maiores índices de confiabilidade em ativos e conquistar cada vez mais clientes.

Nós, da Auvo, acompanhamos a empresa de perto e estamos prontos para ajudá-la a atingir o seu sucesso.

“Acredito que um dos principais pontos positivos do Auvo é o serviço de atendimento, pois estão sempre prontos para ajudar e atender nossas solicitações”, diz Victor.

Com os dados que o Auvo oferece, é possível tornar a comunicação mais eficiente, criar processos efetivos e tornar sua equipe de manutenção de geradores ainda mais produtiva.

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