As atividades de instalação e manutenção são formas de prestação de serviço que demandam muita atenção e cuidado, não só em seu desenvolvimento, por atuar diretamente com o cliente, mas também em seu controle, para que a gestão do serviço possa fazer diagnósticos assertivos sobre aquilo que está sendo realmente entregue e de como está sendo entregue.
Controlar as atividades por meio de relatórios impressos e periódicos, torna o processo menos seguro, mais burocrático e ainda pode não gerar resultados eficientes.
A Worldtel, um dos nossos clientes que atuava com com esse sistema de OS e questionários analógicos, nos contou sobre as dificuldades de se utilizar esse processo analógico na prestação de serviço.
Através do depoimento da Assistente Administrativa do departamento financeiro da Worldtel, Wislene, mostra de forma clara as diferenças entre o antes e o depois da implementação do software Auvo na gestão e controle de equipes externas.
Você está pronto para conhecer mais um caso de sucesso? Então continue lendo!
A Worldtel atua desde sua criação nas áreas estratégicas das empresas, trabalhando com soluções de infraestrutura, sempre com foco na busca de soluções adequadas à demanda de cada cliente.
“A Worldtel surgiu em 1996. A empresa foi criada a partir da iniciativa de dois amigos que trabalharam e estudaram juntos”.
Atuando a mais de 23 anos no mercado, a Worldtel busca sempre trazer inovações e estar à frente dos concorrentes, trazendo as soluções mais inovadoras em:
· Energia Fotovoltaica;
· Automação;
· Cabeamento Estruturado;
· Comunicações Unificadas;
· RFID;
· Segurança em TI;
· CFTViP;
Trabalhando sempre em busca de melhorias, a Worldtel passou por transformações em sua estrutura de trabalho e percebeu a necessidade de tornar sua forma de gestão mais rápida, eficiente e controlada.
“A necessidade de procurar um novo formato surgiu após a reforma trabalhista, quando aderimos a prática de contrato intermitente, então hoje nossos funcionários de obra trabalham sob esse regime”.
Nesse aspecto o Auvo surge na realidade da empresa para modernizar seus processos e tornar as atividades cotidianas mais fáceis de serem executadas e acompanhadas pela equipe administrativa.
Como a maioria das empresas, a Worldtel mantinha o controle da atividade de seus funcionários por meio de relatórios impressos, ao qual o próprio funcionário deveria preencher.
“Antes da gente conhecer o Auvo nós trabalhávamos com um documento chamado timesheet. Nele o funcionário colocava informações como a atividade realizada, horário de entrada, a saída do almoço, quantidade de vale transporte usado, a obra em que ele estava, etc”.
Essa espécie de formulário era preenchida manualmente pelo colaborador e devia ser entregue toda sexta-feira ao departamento do RH. O controle sobre a atividade cotidiana dos funcionários de obra era feito pelo supervisor.
Contudo, como uma única pessoa realizava essa atividade, ficava difícil obter informações muito específicas sobre a atividade desempenhada.
“Nós trabalhamos só com um supervisor, então muitas vezes esse supervisor não estava em todas as obras. Então não havia como ter certeza se as informações colocadas em relatório eram realmente veementes”.
Como toda atividade realizada sem mecanismos de supervisão eficazes, a Worldtel percebeu que havia uma falha e seu formato de gerenciamento de atividades, algo que poderia gerar resultados graves ao negócio, uma vez que não há segurança sobre as informações coletadas.
Além desse aspecto, o relatório, feito nesse formato, também se fazia falho em outros pontos, que atrasavam a análise das informações.
“Alguns colaboradores têm dificuldades na escrita, então havia problemas no preenchimento. As Vezes ele não sabia especificar a atividade realizada; tinha funcionário que não preenchia; outros rasuravam o documento; tinha vezes que tínhamos que pedir ao funcionário para passar a limpo, pois estava ilegível”.
Devido a esses e outros transtornos, a empresa optou por buscar novos métodos que se adequassem ao formato do seu negócio e pudessem otimizar seus processos, sem que isso demandasse grandes esforços.
“Hoje a plataforma do Auvo nos dá 100% de certeza sobre as atividades que os nossos colaboradores estão prestando”.
A nossa ferramenta de gestão digital possibilita que ao administrador a automação de diversos processos como OS, relatórios e questionários, tanto para o funcionário, quanto para o cliente.
“Hoje é possível a gente especificar de forma automática a atividade que eles têm que realizar e, ao final da atividade, ele já faz o relatório pelo aplicativo, no lugar onde ele realizou a atividade”.
O Auvo permite ao gestor criar tarefas personalizadas, com processos obrigatórios, que podem ser verificados em tempo real.
“Para fechar a atividade ele tem que responder o relatório. Caso tenha pendência a gente aqui do interno fica sabendo, entra em contato, pergunta porque está com pendência, o que houve, então assim o Auvo mudou totalmente o administrativo da empresa”.
Por meio do Aplicativo do Auvo, o funcionário pode checar sua agenda de atividades, realizar formulários de maneira digital, ter informações precisas sobre a atividade e assim agir de forma mais autônoma e segura.
“Com o Auvo, a gente só precisa orientar o funcionário uma vez, com a questão de eles estarem ali dando checkin e tirarem uma foto da atividade, é muito mais fácil e prático para nós”.
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