Como a CopyTec melhorou a gestão de equipe técnica com o Auvo

Foi o caso da CopyTec, que implementou o Auvo como o seu software de gerenciamento de equipes externas e viu os rendimentos mensais de sua equipe técnica aumentarem consideravelmente. 

Entrevistamos o Analista de TI, Ademar Vargas e o gerente de equipe técnica, Cássio Lopes, para entender como o Auvo ajudou a otimizar o tempo de atendimento ao cliente, aumentar a produtividade da equipe técnica e reduzir as despesas causadas pelas visitas.

Foi bem simples. Quer entender? Leia mais!

Sobre a CopyTec

A Copytec atua no mercado de soluções em serviços de outsourcing de impressão desde 2007. Seus serviços tem o objetivo terceirizar a mão de obra de seus clientes por meio de soluções em locações e vendas de impressoras, multifuncionais, software para contabilização, entre outros.

A sede da empresa fica em Campo Grande (MS), e sua filial em Cuiabá (MT). A qualidade de seus produtos e serviços fizeram com que vários clientes permanecessem fiéis desde a sua fundação.

A CopyTec conta hoje com pelo menos 30 colaboradores no total para atender os dois estados da melhor maneira possível.

Principais desafios: produtividade, redução de despesas e emissão de relatórios

Ademar nos contou que o principal desafio que a CopyTec enfrentava antes de conhecer o Auvo era a produtividade. As ordens de serviço eram emitidas manualmente e em formato impresso, e a equipe do suporte precisava entregar as ordens de serviço para a equipe técnica antes de direcioná-los ao atendimento externo.

Cássio acrescentou também que além das dificuldades com as ordens de serviço, a empresa não tinha um serviço de geolocalização bem definido, e isso levava os técnicos a percorrerem por rotas desnecessárias e dificultava o controle do destino das atividades.

Segundo Ademar, toda essa falha na gestão acarretava em poucos atendimentos por dia, muita perda de tempo e gastos de combustível desnecessários, pois na maioria das vezes, os técnicos precisavam se deslocar até a empresa para buscar uma OS antes de realizar um atendimento, e esse tempo de deslocamento era muito longo.

Ademar relata que em muitas ocasiões o técnico estava perto do local do próximo cliente a ser atendido, mas mesmo assim, precisava retornar à empresa para buscar uma OS e realizar o próximo atendimento.

Elaborar o relatório de produtividade do colaborador externo também era complicado. Pois segundo Ademar, o gestor precisava entrar em contato com os técnicos várias vezes ao dia para saber suas localizações e obter informações específicas sobre os atendimentos.

Todo esse processo manual causava um volume desnecessário de papel, reduzia a precisão da mensuração de resultados, a logística dos atendimentos e o cálculo preciso das despesas com combustível.

Mais transtornos causados pelas ordens de serviço impressas também foram relatadas por Cássio: “Demora para encerramento de alimentação de sistema, extravio, e acidentes com as ordens de serviço (sujeira e afins).”

Essas situações são comuns no ambiente empresarial voltado para o atendimento externo. Muitos empresários ainda utilizam a emissão de ordens de serviço analógicas e relatórios com informações extraídas apenas de seus colaboradores, dificultando assim, a assertividade das informações nos relatórios mensais. 

Solução encontrada em um software inteligente

A solução foi implementar um software de gerenciamento de equipes externas inteligente: o Auvo.

Cássio nos contou que conheceu o Auvo através da indicação de um funcionário que já havia trabalhado com o software em outra empresa. A partir daí eles entraram em contato com a equipe do Auvo para pedir uma demonstração, e ficaram tão satisfeitos que decidiram firmar a parceria.

Por meio do Auvo a empresa passou a fazer emissão de ordem de serviço digital, e com isso, os técnicos podem acessar as OS diretamente do aplicativo instalado em seus celulares e de qualquer lugar.

Cássio relata também que o uso do Auvo na gestão das equipes externas proporcionou resultados positivos: “Antigamente era tudo no papel e não tinha o serviço de Geolocalização. Então nisso o Auvo ajudou bastante. A gente consegue ter um planejamento melhor sobre a equipe para encurtar o tempo de resposta no atendimento, no percurso e evitar rotas erradas, então, o crédito maior foi esse, na gestão.”

Valdemir acrescenta mais benefícios obtidos por meio da emissão da OS digital no Auvo:

“a produtividade aumentou e muito, porque hoje é possível que os técnicos atendam mais clientes durante o dia.”

As OS podem ser emitidas diretamente na plataforma. Assim, o colaborador externo tem o acesso rápido às seguintes informações:  

• Dados do cliente e a orientação da visita

• Histórico de visitas neste cliente

• Inserir fotos e vídeos

• Coletar a assinatura do cliente

Além de todas as soluções já citadas acima, Cássio também nos contou que houve melhorias na elaboração de relatórios. Ele afirma que os dados emitidos pelo Auvo em formato de gráficos elevaram a qualidade da apresentação dos relatórios à diretoria da empresa. 

O Auvo emite relatórios completos com informações de tarefas, monitoramentos, despesas, resultados de questionários e pesquisas de satisfação. As informações podem ser vistas em formato de gráficos, em dashboard, em PDF ou Excel.

Por fim, Ademar indica a implementação do Auvo ao empresário que está passando pelos mesmos problemas de gestão que a CopyTec enfrentou:

“O que eu posso dizer pra ele é que ele pode investir! Porque ele vai ter um retorno rápido e muito visível em questão de produtividade e até mesmo a respeito da resposta do cliente, que é positiva quando ele vê um tempo rápido de resposta para sua solicitação e resolução de um problema no equipamento dele.”

Já o Cássio, além de estar contente e indicar a ferramenta, também está bastante satisfeito com o atendimento prestado pela equipe do Auvo, que tem ajudado a CopyTec a aprimorar seus serviços no dia a dia:

“A gente tá contente com a ferramenta. A gente tem total contato com o pessoal da área técnica de vocês e total liberdade para pedir as coisas. Então é uma ferramenta que a gente vê que está em constante desenvolvimento e é isso que a gente procura no dia a dia, melhorar!”

Faça como o Ademar e o Cássio! comece a gerenciar sua equipe externa de forma eficiente com apenas um software! Cadastre-se no Auvo e teste grátis por três dias!