A importância do backlog de manutenção para otimizar processos

Provavelmente você já ouviu falar em Backlog e utiliza ele na sua gestão, correto? 

Mas, você conhece o Backlog de manutenção em uma versão mais enxuta do indicador?

E como ele pode ajudar a otimizar os processos da sua equipe externa?

Bom, se você quer conhecer mais e aplicá-lo na sua gestão, esse artigo é feito especialmente para você.

Vamos lá?

Relembrando o Backlog de manutenção: o que é?

Em meio a tantos indicadores de manutenção, podemos classificar o backlog como o indicador que mede o acúmulo de atividades pendentes de finalização.

O que não significa que todas as atividades estão pendentes.

O seu principal objetivo é medir a carga horária aplicada em todas as etapas de uma manutenção, pelo total de horas disponíveis para a conclusão das atividades pendentes.

Ou seja, o backlog nada mais é do que um indicador de tempo importantíssimo na gestão da manutenção. O seu cálculo é dado da seguinte maneira:

Ou seja, para que o cálculo de Backlog seja feito, é necessário ter bom gerenciamento das O.S de manutenção, afinal, se torna impossível conseguir essa porcentagem de tempo sem elas. 

O sistema de ordem de serviço te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como, a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

Guarde essa informação para entender como fazer esse gerenciamento eficientemente mais a frente.

Pois, agora, é a hora de interpretar os resultados que você conseguiu com o cálculo do backlog.

Fique conosco!

Interpretando o resultado do backlog

É muito importante que você saiba quais são as causas mais comuns que impedem ou retardam o atendimento e a execução imediata de um serviço, causando insatisfação no cliente.

Todo o serviço tem um tempo estimado para a sua execução e se, por algum motivo, não pode ser realizado, ficará pendente na manutenção.

Os principais motivos dessas pendências, que podem ser descobertas pelo backlog de manutenção, são:

• Falta de mão de obra;

• Falta de material para a execução;

• Falta de ferramentas/ equipamentos;

• Falta de equipamentos de apoio;

• Falta de condições de trabalho;

• Interferência de outros equipamentos.

Sabendo o motivo das pendências resta agora estudar melhor o resultado do cálculo.

Como ele é um indicador de tempo, pode ser que mude o seu resultado de um dia para o outro, dependendo da demanda e produtividade dos seus colaboradores.

Uma boa ideia aqui é criar um gráfico que possa demonstrar as características da sua demanda de serviço.

Você poderá ver se ela é estável, decrescente, crescente ou se sofre oscilações. Confira:

Backlog Estável

A estabilidade é representada pelo resultado 1, ou muito próximo de 1, do cálculo. Em um gráfico, a sua visualização é praticamente reta, confira:

Quando se obtém um gráfico deste modo, a situação é estável, o que quer dizer que é boa. 

Assim, é possível concluir que as solicitações dos serviços estão sendo constantes e em um ritmo adequado à quantia de funcionários.

Sendo assim, o seu time de colaboradores trabalhará no ritmo ideal, entregando todos os serviços em abertos, mantendo um ritmo estável.

Backlog Decrescente

A primeira vista, ver a sua demanda de solicitações de manutenção cair pode parecer vantajoso. Afinal, isso significa que a sua equipe terá mais tempo para executar um serviço, correto?

Mas pensar dessa maneira não é o melhor para sua empresa.

Quanto menor a demanda de serviços, menor será o seu lucro e maior será o tempo ocioso dos seus colaboradores.

Um backlog decrescente é representado da seguinte maneira se disposto em um gráfico:

Quando ele está decaindo, o gerente deverá tomar medidas para evitar ociosidade. 

Pense sobre as perguntas abaixo:

• Revisão dos serviços: todos os serviços estão em dias? quanto tempo cada serviço demora para ser concluído? como está a produtividade da sua equipe?

• Realizar serviços externos que não foram feitos por falta de tempo: existe algum serviço que não foi concluído? qual o motivo? há possibilidade de uma força tarefa para concluí-lo?

• Aproveitar para treinar a equipe: ao invés de apenas esperar que ele suba, treine sua equipe, mostrando que é possível realizar as atividades.

O que importa é não deixar a equipe parada, apenas esperando um novo serviço para se realizar.

É preciso aproveitar essa baixa para ser produtivo e fazer sempre mais.

Backlog Crescente

O backlog crescente é totalmente ao contrário do anterior, mas também não deixa de ser ruim.

Ter muito serviço, mais do que a sua equipe é capaz de executar, é prejudicial para a qualidade do trabalho e gera a insatisfação da equipe.

Além de dificultar o cumprimento das metas, essa situação tornará a sua empresa como uma visibilidade negativa.

Ter muito trabalho em um empresa de manutenção é algo visto como normal, tendo em conta que o mercado sempre aumenta.

Mas ter um número muito grande de serviços, a ponto de os colaboradores não conseguirem acompanhar, pode gerar atrasos. O que é bem pior.

Dessa forma, dificilmente conseguirão organizar o ritmo de trabalho e apenas farão manutenções para corrigir um problema já instalado, gerando prejuízo.

Para que você identifique a seguinte situação, um gráfico ficaria da seguinte maneira:

 

Backlog Oscilante ou Cíclico

Como sabemos, dificilmente as condições de trabalho são perfeitas.  

Sendo assim, é comum encontramos oscilações no backlog de uma empresa de prestação de serviços.

Nem sempre as oscilações irão se pender apenas para um lado, como você pode ver no gráfico abaixo:

 

Ter um pico de serviço e depois voltar à normalidade pode ser justificado por uma situação que não seja normal e que, após resolvida, voltou à regularidade. 

Ou por algum serviço que demanda pouco tempo, onde o próximo é mais difícil ou demanda uma atenção maior.

Ou seja, nem sempre o backlog oscilante será totalmente bom ou ruim, tudo dependerá da sua empresa e da forma como se está gerenciando.

Se o seu negócio tem oscilações constantes, deve ser verificado se isso não está ligado à alta sazonalidade ou por um período de férias, por exemplo.

Mas caso as oscilações sejam constantes e sempre apareçam, mesmo com as alterações do mercado, é preciso rever uma estratégia de trabalho e ajustá-la da melhor maneira possível.

Dessa maneira, se torna necessário gerenciar de forma eficiente o seu backlog, com dados e justificativas para o aumento repentino ou diminuição drástica.

Como gerenciar de forma eficiente?

Já sabemos que o backlog de manutenção refere-se, geralmente, a ordens de serviço que estão pendentes.

Por isso, para gerenciar um backlog de manutenção corretamente, você vai precisar contar com um sistema capaz de administrar os recursos disponíveis no seu setor.

Apesar de não existir procedimentos que possam ser aplicados em qualquer circunstância, algumas práticas podem ser aplicadas.

Como por exemplo: o gerenciamentos das suas Ordens de Serviços e execução de uma boa manutenção preventiva.

Como resultado de uma boa administração do backlog, será possível:

• Definir qual serviço é prioritário;

• Ajustar os objetivos da equipe;

• Delegar os serviços corretos para as pessoa corretas;

• Medir o desempenho;

• Certificar se há sobrecarga de serviço ou tempo ocioso;

• Ter em mãos, de forma automatizada, tudo o que está sendo feito.

Veja como você pode alcançar isso tudo e com uma ferramenta de gestão e controle das manutenções:

Gerenciando a O.S

Fica claro que otimizar e controlar suas ordens de serviço é muito importante para o bom funcionamento de todas as máquinas e também do trabalho dos seus colaboradores.

Mas como você fará para ler todas as O.S. e saber o que está pendente, separando por ordem de importância e finalizando, assim, o serviço?

Como você vai tratar as O.S que já deveriam estar executadas e que estão planejadas para daqui a seis semanas, por exemplo?

Fica quase impossível fazer um backlog de manutenção sem gerenciar bem as Ordens de Serviço, de forma que não se perca tempo em planilhas e tendo que ler uma por uma.

Como isso é feito? É simples, com um sistema de gestão de equipes de prestação de serviços, essa tarefa se torna automatizada e você só tem a ganhar!

Sabemos que ter em mãos O.Ss já é muito importante, mas como fazer a gestão delas também é um ponto importante, por isso, confira as dicas abaixo:

Uma boa gestão de O.S te ajuda até a antecipar o faturamento da sua empresa, você sabia? Veja mais sobre clicando aqui.

O sistema de ordem de serviço te ajudará a organizar tanto a quantidade, como a qualidade dos materiais, bem como a mão de obra necessária para a execução de cada serviço.

O fluxo de trabalho da empresa é organizado, e de maneira rápida é cadastrado os dados do cliente e o trabalho que será feito.

Logo após a conclusão do trabalho, uma O.S digital é enviada para o e-mail do cliente, com todas as informações do contratante e contratado, pesquisa de satisfação e assinatura, também totalmente digital.

E além de tudo isso, um sistema de ordem de serviço eficiente entrega relatórios completos sobre todas as tarefas.

Assim, você pode passar mais tempo tomando decisões estratégicas, do que se preocupando com as atividades dos seus colaboradores.

 

Viu só como é importante ter uma maneira de acompanhar o seu backlog de manutenção?  

Quando se conta com ferramentas para acompanhar as O.Ss e ajudar a garantir que todos os serviços sejam entregues, fica ainda melhor!