Tarefas que antigamente demandavam muito tempo e eram realizadas de forma manual, hoje podem ser feitas com alguns toques no celular.
Essa evolução tecnológica tem contribuído para que os processos cotidianos, empresariais ou pessoas sejam automatizados.
Bom, a automatização de processos nada mais é do que a utilização da tecnologia e de sistemas em benefício de controle dos processos no cotidiano da empresa.
Se a maioria das empresas estão buscando essa automação internamente, em uma empresa que possui equipe externa não deveria ser diferente.
Visando aumentar a produtividade, aumentar o lucro e diminuir os custos operacionais, a automação de processo surgiu para auxiliar o trabalho de todos.
Você gasta mais da metade do seu tempo com atividades operacionais? Se a resposta for “sim”, saiba que está mais do que na hora de fazer a automação de processos da empresa.
Essa automação é feita para que você concentre a maior parte do seu tempo em atividades estratégicas, sendo necessário saber como isso ocorre na prática com a ajuda de soluções tecnológicas.
Pensando nisso, esse artigo é para você que deseja isso tudo, com uma ferramenta que te ajude nesse processo.
Quer saber como? Explicarei nos próximos tópicos.
Vamos lá?
Antes de mais nada, é importante ter em mente que a automação é um fator que permite a integração da tecnologia à rotina de trabalho das empresas, em diversos âmbitos.
O que faz com que os gestores, administradores e demais colaboradores, realizem as atividades de forma mais eficiente.
A automação de processos atua principalmente em procedimentos mais burocráticos e repetitivos, diminuindo o tempo de execução, o número de erros e o desgaste dos colaboradores com o retrabalho.
Uma das principais vantagens da automação de processos para um negócio é, sem dúvida, a redução de custos.
Não apenas custos administrativos, mas sim redução de custos com trabalhos manuais.
Por exemplo, quanto tempo o administrado demora para montar a agenda do colaborador manualmente? Esse tempo pode ser diminuído quando a agenda é automatizada.
Feito isso, o tempo para outras tarefas se tornam maiores.
É preciso lembrar que, como as tarefas manuais de uma empresa são realizadas individualmente e em um ritmo muito mais lento, tendem a demandar mais tempo.
Assim, automatizar processos faz com que seja possível realizar mais, demandando menos.
Tarefas manuais implicam um trabalho repetitivo, atencioso e demorado por parte dos funcionários, seja no preenchimento de formulários, na formatação de planilhas ou na atualização dos dados dos colaboradores.
Já com a automação das tarefas, você não só diminui a quantidade de trabalho necessário como também garante a execução das atividades da forma como foram planejadas.
Além disso, quando as tarefas são feitas de forma automatizadas, o retrabalho tende a diminuir.
Com menos retrabalhos, o tempo para novas atividades passa a ser maior!
Quando você automatiza o fluxo de trabalho, cada etapa do processo, seja ela de manutenção, produção, entregas etc, passa a ser dividida entre os colaboradores, de forma que a divisão seja clara e correta.
Na prática, isso quer dizer que é possível descobrir rapidamente quem são os responsáveis por determinadas tarefas e quando exatamente elas foram executadas.
O que resulta em um processo transparente e pode ser acompanhado de perto, para que a tomada de decisões seja assertiva e gere os resultados esperados.
O raciocínio é simples: a automação de processos garante a realização das tarefas, o que gera resultados consistentes e de alta qualidade.
Isso também resulta em serviços mais confiáveis, eficientes e com alta satisfação do cliente.
Afinal, na atual geração onde tudo é informatizado, qual cliente não gostaria de ter um atendimento personalizado, com processos automatizados e soluções tecnológicas?
Pense bem nisso, clientes satisfeitos contam sempre com um serviço bem feito, que agregue valor e demonstre estar por dentro das inovações!
Essa modernização aparece sempre que a empresa busca melhorar as atividades, seja a partir de uma atualização, ou empregando novos recursos e aperfeiçoando a prestação de serviços.
Quando se conta com uma ferramenta que faça a automação dos processos de serviços de campo, como o Auvo, isso faz com que tudo o que foi citado acima fique mais fácil e assertivo.
Continue lendo esse conteúdo e saiba como realizar essa automação agora mesmo:
Visto as inúmeras vantagens de automatizar os processos, sendo dentro ou fora da empresa, essa automação deveria estar acontecendo a muito tempo, não é mesmo?
Aqui no Brasil, essa não é a realidade. O Brasil fica na 39ª posição, em um ranking de 44 países, que mais usam a tecnologia, segundo dados da IFR (Federação Internacional de Robótica, na sigla traduzida).
Sendo assim, a sua empresa pode sair na frente, melhorando a relação dos colaboradores para com a empresa, satisfazendo o cliente e tornando a gestão mais fácil, não acha?
Basta você, e automaticamente toda a sua empresa, contar com um sistema de gestão de equipes totalmente automatizado e feito para que as tarefas do dia a dia não desperdicem mais tempo.
Pensando nisso, separei 5 maneiras de fazer a automação de processos com o Auvo. Vamos lá?
Alguns processos, quando se fala em equipe externa, incluem muitas tarefas repetitivas que podem ser automatizadas.
Em uma empresa que faz a manutenção de impressoras, por exemplo, pode ser necessário voltar várias vezes ao local para refazer a manutenção por conta de um esquecimento ou erro na peça.
Como saber se essa impressora está demandando muita manutenção e se está valendo mesmo a pena continuar com ela ou fazer a troca?
Sem um software que te aponte as visitas que você fez ao cliente para fazer a manutenção ou quais são as máquinas que mais demandam manutenções em pouco tempo, a automação não acontecerá.
Essa automação é feita a partir da possibilidade de busca de palavras-chave no Auvo.
O que isso quer dizer? É simples.
O administrador da ferramenta pode criar palavras-chave com o número de série da impressora.
Assim, sempre que o colaborador fizer a manutenção, deve marcar o número como palavra-chave e o gestor conseguirá medir os atendimentos feitos em um determinado tempo.
Veja a seguir o exemplo no sistema Auvo, onde uma manutenção está agendada, é possível, a partir da palavra-chave, saber exatamente qual a impressora a receber manutenção:
Feito isso, basta que, ao buscar os relatórios das tarefas, você filtre por palavra-chave.
E, dessa forma, saberá quais foram os atendimentos feitos para ela e em qual período de tempo.
Sabendo quais são as palavras-chave que estão demandando mais chamados técnicos, é possível evitar a repetição de tarefas apenas com a troca do aparelho.
Fazer a gestão de rotas é uma tarefa que todo gestor de equipes externas possui dificuldade, afinal, com tantos colaboradores, como saber qual a rota ideal e quais são os custos reais?
Bom, esse problema pode ser resolvido através da roteirização que o Auvo oferece às empresas.
Com ele, você consegue ter a rota traçada por cada colaborador da equipe e ainda pode ter a confirmação via check-in e check-out de cada cliente visitado.
O Auvo faz a roteirização de forma que as melhores rotas são dispostas para o colaborador.
E o gestor consegue ter acesso a essas rotas e saber se foi feita pelo caminho mais rápido ou o mais demorado.
É possível, também, que o gestor repasse a tarefa para quem estiver mais próximo do local, evitando gastos a mais.
Você também consegue montar rotas diferentes e cobrá-las, caso não façam as visitas designadas.
Veja na prática como fazer a roteirização:
Dessa forma, o gestor não possui mais a necessidade de confiar em programas externos para cálculo de rotas e fazer o reembolso de despesas a partir de informações superficiais.
Como você organiza a agenda de visitas da sua equipe externa? Isso é feito de forma automatizada?
Se você utiliza o Google Agenda para controlar a visita, pode causar confusão, demandar muito tempo e não há maneira de comprovar que as visitas designadas foram realizadas. Não é mesmo?
O Auvo permite que o gestor monte uma agenda de visitas personalizada com: data; tipo de visita; endereço; orientação; colaborador; questionários; e pesquisas de satisfação.
Veja:
Ou seja, a agenda é organizada e pode ser modificada pelo gestor sempre que necessário. Sem erros, atrasos ou tarefas omitidas.
E o melhor, a automação de processos é feita e a visita comprovada!
Se a empresa utiliza planilhas para montar todas as atividades dos colaboradores, provavelmente, ao final de cada mês, precisa reunir informações soltas para gerar relatórios.
Como toda e qualquer atividade administrativa feita de forma manual, demanda tempo. Tempo esse que poderia ser gastos com atividades mais importantes dentro de uma empresa.
O Auvo ajuda na organização e criação de um histórico do cliente.
Ajuda também a mensurar a quantidade de tarefas realizadas, a saber a satisfação do cliente e a elaborar questionários de serviços prestados, onde o colaborador fornece os dados necessários.
Os relatórios disponíveis dentro do sistema são:
Com todas as informações reunidas em um único lugar e com a geração de relatórios automatizada, é possível analisar cada item do colaborador.
Se você quer saber mais sobre relatórios técnicos, temos um artigo especial para você, basta clicar aqui.
Agora que você já sabe sobre como o Auvo pode te ajudar na automação de processos, está na hora de saber como implementar esse conceito no dia a dia da empresa.
Para obter o máximo aproveitamento da automação é preciso estar atento a alguns detalhes e seguir os passos a seguir:
No contexto da automação, é recomendado pensar, listar e analisar todos os processos que compõem a empresa para, então, decidir sobre a necessidade de implantação do conceito.
Por mais que automatizar seja vantajoso, é indispensável uma análise minuciosa.
Deve-se levar em consideração a realidade da organização, assim como o porte, a disponibilidade financeira, o prazo do retorno do investimento e se está na hora de investir em um software de gestão.
Depois do planejamento inicial, é preciso mapear, de forma detalhada, todos os processos que tenham um bom potencial de aprimoramento ou que necessitem de mudanças.
É preciso identificar, com precisão, os pontos em que pode haver uma melhora na produtividade ou na redução de erros, por exemplo, a partir da automação.
O ideal é sempre começar por aquilo que é mais simples e demandará menos ações para se concretizar.
Por exemplo, você pode começar a automação de tarefas simples, aquelas que demandam muito tempo quando feitas manualmente, como a agenda do seu colaborador.
Definir a agenda do colaborador não é uma tarefa difícil se feita em um software de gestão de equipes, feita de forma personalizada e que permita a modificação sempre que necessário.
Começar a implementação e não avaliar como a automação de processos está promovendo resultados na sua empresa é um erro grave e não é suficiente para que os resultados apareçam.
Desse modo, é preciso definir indicadores precisos de desempenho, que possam mensurar bem as iniciativas, comparando os resultados atuais com os do cenário anterior à automatização das operações.
Por último, é importante documentar todos os caminhos utilizados, o quanto foi investido, quais foram as dificuldades enfrentadas na implantação e os principais resultados obtidos a partir da automação.
Dessa forma, será possível medir com mais exatidão o resultado proporcionado para o seu empreendimento.
Por fim, como foi possível perceber ao longo deste artigo, a automação de processos aparece como uma solução moderna e necessária para a maior parte das empresas.
Como ainda é pouco implementada no Brasil, essa é a chance de fazer algo novo para a sua empresa e sua gestão, destacando-se.
Agora que você já sabe os benefícios, como implantar e como o Auvo ajuda na automação de processos dos serviços externos da sua empresa, está na botar em prática!