Modelo de checklist gratuito: 7 exemplos gratuitos e passo a passo!

Para quem trabalha com gestão de serviços externos, é comum ter que resolver, ao mesmo tempo, tanto questões técnicas de última hora quanto de planejamento para manter tudo funcionando e os clientes satisfeitos.

Nesse contexto, os checklists são ferramentas essenciais que vão além de simples listas — eles ajudam a organizar processos, reduzir erros e economizar tempo.

Compilamos 7 modelos de checklist gratuitos para vários segmentos e respondemos às principais dúvidas sobre como usá-los. Se você é experiente ou está começando, esses checklists vão ajudar a garantir que nada importante passe despercebido.

O que é um modelo de checklist e para que ele serve?

Um modelo de checklist é uma lista pré-determinada de tarefas e pontos que precisam ser verificados em um determinado serviço. É uma ferramenta especialmente útil em inspeções de rotina, manutenções preventivas ou auditorias.

Com ele, o gestor tem mais segurança de que as equipes de campo vão realizar suas tarefas de forma ordenada e sistemática, garantindo que todos os passos necessários sejam cumpridos e documentados.

Veja mais: 3 dicas para criar um checklist de manutenção preventiva eficiente

7 modelos de checklist para auditorias 

Engana-se quem acredita que só exista um modelo de checklist. Pelo contrário! Você pode (e deve) adaptar o checklist que você utiliza para as realidades da sua empresa e do seu segmento.

Um checklist de manutenção geral, por exemplo, não vai abarcar todas as necessidades que um checklist de PMOC.

Por isso, trouxemos 7 modelos de checklist para você selecionar o que atende melhor suas necessidades.

1. Checklist de recebimento de mercadorias

O responsável pelo recebimento de mercadorias precisa estar muito atento. Afinal, são muitos detalhes para conferir e qualquer um que passar despercebido pode representar prejuízo para a empresa ou na qualidade do serviço prestado ao consumidor final.

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Por isso, em um checklist de recebimento de mercadorias não pode faltar:

• Quantidade de produtos (se o que está na nota fiscal bate com o número do item entregue);
• Informações sobre o armazenamento dos produtos (se está adequado ou não);
• Documentos envolvidos;
• Estado de higiene das mercadorias;
• Se a mercadoria foi entregue com avarias;
• Controle de cargas.

Baixe grátis: Modelo de checklist para Conferência de Mercadoria Recebida

2. Checklist de Segurança do Trabalho

Considerando a importância da segurança do trabalho nas empresas, um checklist é essencial. Ele ajuda a garantir que nada ofereça riscos de acidentes, à saúde dos colaboradores ou ao meio ambiente.

Neste caso, alguns pontos devem ser levados incluídos no checklist, como:

• Sinalização de segurança e iluminação;
• Estado das instalações elétricas;
• Estado das instalações sanitárias;
• Funcionamento dos alarmes de incêndio;
• Assinaturas em todas as fichas de EPI entregues;
• Data de vencimento de alvarás de funcionamento.

Baixe grátis: Modelo de checklist para Segurança do Trabalho

3. Checklist de higienização de EPIs

Em outro artigo aqui em nosso blog, falamos sobre a importância do modelo de ficha de EPI, não só para assegurar a segurança do trabalhador, como também para resguardar a empresa de possíveis processos legais.

Nele, você já encontra um checklist com as principais informações que devem ser verificadas na hora da entrega do equipamento. Porém, a conferência não para por aí.

Afinal, o trabalhador também tem responsabilidades a cumprir com o EPI em relação à higienização. Por isso, o modelo de checklist de EPI deve conter:

• Dados do colaborador responsável pelo equipamento;
• Medidas de preparação dos responsáveis pela higienização;
• Procedimentos utilizados para higienizar os equipamentos;
• Retirada dos equipamentos após higienização.

Baixe grátis: Modelo de checklist para higienização de EPI

4. Checklist de Manutenção

Já mencionamos que um checklist de manutenção geral não necessariamente vai atender todos os cenários. Porém, alguns itens se aplicam à maioria dos casos e são bons pontos de partida para você criar o seu próprio modelo.

• Informações sobre o equipamento;
• Estado de conservação;
• Cronograma de limpeza;
• Estado de componentes do equipamento, como:
  • Fios;
  • Conexões;
  • Vazamentos;
  • Temperatura, entre outros;
• Falhas verificadas na visita;
• Assinatura do técnico;
• Assinatura do cliente.

Baixe grátis: Checklist de manutenção preventiva

5. Checklist de Ordem de Serviço

Para quem trabalha com prestação de serviços, a OS faz parte do cotidiano. Mesmo assim, muitos não consideram que podem incluir um checklist na ordem de serviço.

Isso mesmo! Esse documento pode ser uma oportunidade para verificar se tudo o que precisava ser feito realmente foi no momento do atendimento.

Em um checklist de ordem de serviço, você pode inserir informações como:

• Dados do cliente;
• Tarefas para executar;
• Peças que serão necessárias no serviço;
• Ferramentas que devem ser levadas para o local do serviço.

Baixe grátis: Modelo de Ordem de serviço técnico

6. Checklist de PMOC

Para empresas de climatização, um checklist de PMOC pode ser essencial para garantir que o plano de manutenção seja seguido como deve. Você pode criar variações mensais, trimestrais e semestrais, de acordo com a frequência necessária para cada tarefa.

Um checklist de PMOC mensal, por exemplo, deve conter:

• Limpeza e manutenção do filtro de ar
• Verificação das bandejas
• Verificação dos gabinetes
• Manutenção dos condensadores
• Verificação da parte elétrica
• Manutenção do circuito refrigerante

Baixe grátis: Kit checklists de PMOC

7. Checklist de manutenção predial

A manutenção predial é essencial para garantir a segurança, funcionalidade e conservação dos edifícios. Um checklist de manutenção bem elaborado ajuda a mapear todas as múltiplas áreas do prédio que precisam de conferência e a identificar problemas antes que se tornem graves, economizando tempo e recursos.

No seu modelo de checklist de manutenção predial, é importante incluir:

• Iluminação e pontos elétricos;
• Componentes do quadro de energia elétrica;
• Sistema de segurança (câmeras, alarmes, cancela, entre outros);
• Sistema de ventilação;
• Sistema de esgoto e hidráulico;
• Limpeza, conservação e saúde;
• Janelas, portas e portões;
• Telhado e forros;
• Áreas de lazer, quando aplicável (piscina, salão de festas, playground)
• Área externa;
• Entre outros.

Baixe grátis: Kit checklists de manutenção predial

Como fazer um modelo de checklist? Passo a passo

Está pronto para colocar a mão na massa e começar a criar o seu próprio modelo de checklist?

Então siga os seguintes passos:

1. Defina o objetivo do modelo de checklist

Como você viu, há vários modelos e propósitos diferentes para um checklist. Então, antes de começar a criar o seu, tenha bem definido qual é o objetivo: garantir que nenhum componente seja esquecido em uma manutenção ou que todos os itens necessários foram vistoriados em uma mercadoria recebida, por exemplo. 

Baixe grátis: Guia de pesquisa de satisfação do cliente

2. Determine itens ou tarefas a serem verificados

Agora que você sabe que tipo de modelo de checklist vai criar, liste os itens que não podem ser deixados de lado.

No caso de um modelo de ordem de serviço, por exemplo, enumere todas as tarefas envolvidas naquele tipo de serviço. Já para um checklist de PMOC, liste os procedimentos e componentes obrigatórios do plano.

Aqui, vale uma dica adicional: certifique-se de cada item seja claro e mensurável.

3. Estabeleça a ordem das etapas de verificação

Com a visão geral de tudo o que precisa ser verificado, o próximo passo é organizar os itens numa ordem lógica.

A ideia é facilitar o fluxo de trabalho e minimizar o tempo de inatividade. Assim, tente agrupar tarefas semelhantes, ou ordená-las cronologicamente, da primeira a ser feita para a última.

Por exemplo, num checklist de manutenção predial, tente agrupar as tarefas que serão realizadas na mesma parte do condomínio.

Veja também: Saiba como ver todo o histórico de manutenção com um clique

4. Documente o modelo no formato ideal

Dependendo das necessidades e preferências da equipe, seu checklist pode ser tanto impresso quanto digital.

Para a versão impressa, é possível fazer um modelo de checklist no Word, que oferece flexibilidade na formatação e na organização das informações. Já para a versão digital, o Excel é uma opção robusta, permitindo não apenas listar os itens, mas também acompanhar o progresso e calcular automaticamente os dados relevantes.

Além dessas ferramentas tradicionais, existem plataformas digitais específicas para a criação de checklists, como o Auvo, que podem oferecer funcionalidades adicionais como a sincronização em nuvem, acesso multiusuário e integração com outros softwares utilizados pela equipe.

5. Revise, teste e atualize

Antes de implementar o checklist, revise-o com sua equipe para garantir que todos os itens sejam compreendidos. Teste o documento em campo e colete feedback. Use essas informações para refinar e atualizar o modelo de checklist conforme necessário.

Lembre-se, um checklist é uma ferramenta dinâmica que deve evoluir com a sua equipe e processos. Com um bom modelo de checklist, você pode aumentar a eficiência, melhorar a comunicação e garantir a qualidade do serviço prestado.

O que não pode faltar em um modelo de checklist?

Para um modelo de checklist bem estruturado, você jamais deve esquecer de informações como:

• Dados da sua empresa (nome fantasia, CNPJ, endereço, telefone e e-mail);
• Dados do cliente (nome, telefone, endereço, entre outros);
• Dados do colaborador responsável;
• Informações sobre o serviço que será prestado.

Em seguida, basta acrescentar a lista de itens de acordo com o tipo de serviço que será realizado. 

Por exemplo: em checklists de limpeza, crie listas com os produtos que deverão ser utilizados, além dos nomes dos equipamentos que receberão a limpeza.

Como utilizar um modelo de checklist?

Sua forma de uso é simples. Basta fazer uma lista de itens importantes. Depois, marque um check, um X, ou exclua o que pode ser descartado.

Assim, fica bem mais fácil conferir se ainda há algum item pendente, ou seja, que precisa ser verificado. Como, por exemplo, um checklist de atividades que precisam ser feitas em um dia, ou até mesmo um checklist de manutenção periódica.

Veja também: Gestão de ativos facilitada com QR Code

Por que usar um modelo de checklist?

Um modelo de checklist possui vários benefícios para a sua empresa. Confira alguns benefícios:

• Processos otimizados — Um checklist bem estruturado serve como um guia para a padronização dos processos. Visto que, se todos os colaboradores utilizam o mesmo checklist na realização das atividades, um padrão pode ser facilmente estabelecido.
• Economia de tempo — O seu processo torna-se muito mais ágil quando um modelo padrão é utilizado por todos. 
• Maior produtividade — A sua equipe passa menos tempo tentando lembrar de cada item, e ganha tempo para focar em outras atividades.
• Confiabilidade de informações — O checklist ajuda tanto o colaborador quanto o gestor. Assim, o gestor sabe tudo que a equipe está fazendo.

Qual devo escolher: relato, checklist ou questionário?

Além do checklist, também existem pelo menos outras duas maneiras de coletar dados em campo: o relato e o checklist. Cada método tem suas vantagens específicas, que podem ser alinhadas às necessidades operacionais da sua empresa.

Veja como decidir qual é mais adequado para diferentes tipos de situação:

Se preferir, confira este conteúdo em vídeo!

Relato

O relato é ideal para situações em que você quer uma visão mais detalhada e completa das atividades. Esse método permite que o técnico descreva, com liberdade, o que foi feito, como foi a interação com o cliente e quaisquer peculiaridades encontradas.

É uma ótima opção quando os detalhes podem fazer a diferença, como em visitas mais complexas, nas quais o feedback subjetivo ajuda a entender melhor a experiência do cliente e identificar nuances que um checklist ou questionário poderiam omitir.

Quando usar: Em inspeções detalhadas, diagnósticos iniciais e atividades onde o contexto ou o julgamento técnico fazem diferença.

Checklist

O checklist é uma ferramenta prática e eficiente para garantir que todas as etapas de um processo sejam seguidas à risca. Ao simplesmente marcar os itens realizados, o técnico confirma que cada tarefa foi executada conforme o plano. É o método ideal para tarefas repetitivas e sequenciais, em que o foco o foco é garantir que nada seja esquecido, assegurando a padronização dos serviços prestados.

Quando usar: Em manutenções preventivas, inspeções periódicas e qualquer situação onde o cumprimento de todas as etapas é essencial para evitar problemas futuros.

Questionário

O questionário é ideal para coletar informações específicas e quantitativas que possam ser usadas para análises mais aprofundadas. Ele permite identificar padrões, problemas recorrentes e até mesmo tendências entre os clientes ou nos processos.

Questionários são especialmente úteis para monitorar a satisfação do cliente, mapear problemas comuns e planejar melhorias baseadas em dados concretos.

Quando usar: Em pesquisas de satisfação, avaliações de qualidade dos serviços e diagnósticos para identificar áreas de melhoria em processos de rotina.

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Gabriel Rodrigues

Junho 17, 2018