Software de mantenimiento: automatice y reduzca costo en su empresa

El uso de un software de mantenimiento puede ser la solución para quien desea mejorar la eficiencia de su equipo.

Después de todo, supervisar el mantenimiento de la operación, los técnicos y los activos es una tarea difícil que requiere mucha atención. Es interesante conocer las ventajas de un software de mantenimiento.

Administrar una empresa que no tiene docenas, sino cientos de activos es complejo y requiere mucho tiempo. Pensando en una solución para cambiar el aspecto de gestión, el uso de software se hizo necesario.

Pensando en ello, hablemos sobre los beneficios del software para la gestión del mantenimiento y cómo puede marcar la diferencia en su gestión, mejorando la eficiencia, maximizando las ganancias y su tiempo.

¿Quieres saber cómo se puede hacer esto?

¡Separa los beneficios del uso y cómo funciona cada ventaja dentro y fuera de su empresa! Sigue leyendo y vea qué es el software de mantenimiento y las ventajas de usar uno en tu empresa para optimizar la gestión.

¿Qué es un software para la gestión de mantenimiento?

El software de mantenimiento es una herramienta para el gestor que necesita ayuda para organizar y administrar sus activos y su equipo de mantenimiento externo.

Su objetivo es garantizar una mejor gestión estructurada del mantenimiento. ¡Es como si esta tecnología fuera tu mano derecha!

El software garantiza que los sistemas de producción funcionen tal como están diseñados, minimicen el tiempo de inactividad y aumenten la productividad del equipo.

Si tuviéramos que definir la gestión de mantenimiento, diríamos que es una forma de que el gerente sepa más sobre sus empleados activos y tenga la oportunidad de trabajar con métricas y datos relevantes.

¿Por qué usar un software de mantenimiento?

El uso de software de mantenimiento es una solución inteligente para las empresas que desean una gestión más estratégica, productiva y, en consecuencia, con un mejor retorno financiero.

Son varios los beneficios que se pueden cosechar en la implementación de esta tecnología, pues es una herramienta con amplia funcionalidad y que puede ser utilizada en empresas de diferentes sectores.

Un ejemplo de la ventaja del software de mantenimiento es la capacidad de monitorear equipos externos, tener una mejor gestión financiera, poder emitir facturas y notas fiscales.

Este tipo de implementación también ayuda a la gestión a tener un mejor flujo de emisión de órdenes de servicio.

En el caso de la monitorización de equipos externos, puede ser una solución aliada en la reducción de horas extras, reduciendo gastos que están fuera de presupuesto en nómina.

Beneficios de usar un software de mantenimiento

Para que el gestor pase más tiempo de su día preocupándose por las actividades estratégicas es necesario contar con una buena herramienta, como es el caso de un software de mantenimiento y asistencia técnica.

En una encuesta realizada por el CFO Magazine, 90% de los entrevistados dijeron que necesitan hacer más con los datos financieros y operativos para obtener una visibilidad crítica de sus operaciones. 

¿Qué significa eso?

Qué datos y análisis están cambiando la forma en que los gerentes piensan sobre los problemas de la empresa en su conjunto, lo que les permite visualizar más oportunidades.

Estoy seguro de que no quieres mantenerte al margen de esto, ¿verdad?

Así que aquí verás cómo obtener estos datos, automatizar sus procesos y tener más tiempo para acciones estratégicas en este resumen de los beneficios de usar software de gestión de mantenimiento:

Planifica la mantenimiento preventivo

Si desea reducir los costos operacionales de su empresa y beneficiarse aún más de su equipo técnico, debe planificar sus activos para el mantenimiento preventivo.

Eventualmente, las máquinas y los equipos sufren degradación, pero con la acción preventiva es posible mantenerlos funcionando durante más tiempo.

Para empezar, debe inspeccionar todas las máquinas, así como el historial de piezas y la cantidad de actividades que este activo ya ha proporcionado.

Ahora te pregunto: ¿cómo tener esta información en la mano sin la necesidad de buscar plantillas o documentación antigua, como órdenes de servicio y manuales, y justo entonces separar lo que se necesita?

Para que esta actividad se lleve a cabo con éxito y automatizada, para verificar las estadísticas y comprender los patrones, ¡se necesita más!

¡Un software para la gestión del mantenimiento resolvería todo este problema!

Con el cronograma establecido, el gestor no necesita detener su trabajo todos los días, o todas las semanas, para verificar qué máquina necesita mantenimiento.

Si calcula los indicadores de mantenimiento, sabrá en cuánto tiempo tendrá que parar cada máquina para hacer el mantenimiento.

Por lo tanto, montará el cronograma automatizado, siempre previendo cuándo ocurrirá la falla.

Por ejemplo, si su empresa aprovecha la oportunidad para arrendar equipos que están inactivos durante mucho tiempo, sabrá exactamente cuándo ese activo necesitará mantenimiento.

Incluso si no está dentro de la empresa.

Administre el OS eficientemente

¿Cómo realiza y gestiona sus Órdenes de Servicios hoy mismo?

Probablemente se hacen manualmente, se transmiten al final del día y se organizan en varias planillas, ¿correcto?

Si aún realiza este tipo de actividad, es posible que esté perdiendo tiempo que podría invertir en otras prioridades.

Sin mencionar que para una buena planificación del mantenimiento, tener estos datos a mano es esencial.

¿Cómo cambiar esta situación?

¡Invertir en sistemas de O.S digital es la mejor opción!

El sistema le ayudará a organizar tanto la cantidad, calidad de los materiales, así como la mano de obra necesaria para realizar cada servicio.

Sabemos que monitorear la ejecución de cada orden de servicio en tiempo real es el sueño de todo gerente de equipo técnico.

Por lo tanto, Auvo hace que esta automatización esté disponible de una manera simple.

La O.S se envía por correo electrónico al cliente, con las fotos, formularios, firma del cliente y hora de llegada y salida del empleado, de una manera sencilla y práctica, ver:

De esa manera, su empleado no tendrá que volver a la empresa cada vez que reciba una llamada, solo para recoger laO.S.

También puede realizar un seguimiento automático de todos los pedidos en el sistema y capturar el historial asociado con cada equipo.

Aumentar la productividad

El software de mantenimiento se puede vincular a dispositivos móviles, lo que permite a los técnicos de mantenimiento acceder a la información, verificar las próximas actividades y obtener sistemas operativos en tiempo real.

¿Te imaginas el aumento del tiempo de actividad que tu empleado podrá obtener solo con la posibilidad de no volver a la empresa siempre que necesite hacer un nuevo servicio?

No es solo la productividad del equipo o del empleado es lo que ha aumentado el gerente, también puede aumentar el suyo.

Generalmente, los gerentes sufren al final de cada mes al tener que recopilar información única para generar informes consolidados, ¿verdad?

Se pierde demasiado tiempo y la información no es suficiente.

Ahora, si toda la operación se realiza en un software para la gestión del mantenimiento, como Auvo, los informes se pueden generar con un solo clic.

Reducir el tiempo de inactividad

El tiempo de inactividad es costoso, tanto en términos de pérdida monetaria como en términos de productividad y reputación.

Cuando se centra en el mantenimiento preventivo planificado, el tiempo de inactividad del equipo también se minimiza. Es decir, ¡es posible reducir el tiempo de inactividad en todas las áreas de la empresa!

La idea es permitir que el equipo pase más tiempo en el campo, realizando las actividades y sirviendo a los clientes y menos tiempo preocupándose por el equipo o el tiempo de inactividad.

Para hacer esto, necesita optimizar los procesos y no solo administrar bien el equipo, sino también los activos de su empresa.

Determinar el costo real de su operación

Con toda la información disponible, como órdenes de servicio, materiales utilizados, mano de obra, información de reportes, entre otros, podrás conocer el costo real de tu operación.

Podrías estar perdiendo dinero al no administrar tu equipo y tus activos, ¿lo sabes?

Necesita generar resultados sin perder tiempo y debe pasar su tiempo recopilando y compilando datos nuevamente.

Reduzca la burocracia

La automatización de los procesos de su empresa tiene un impacto inmediato en la reducción de la burocracia.

Con el software de mantenimiento de Auvo, por ejemplo, es posible reducir (y en gran medida) el uso de papel en su empresa, ya que toda la emisión y gestión de órdenes de servicio y otros documentos se puede hacer a través de esta tecnología.

Aquí, los gerentes pueden administrar el sistema operativo tanto por teléfono inteligente como por computadora de escritorio. Además de ser más fácil y económico, es un proceso más seguro.

Organiza la agenda de forma más eficiente

Entre las ventajas de la herramienta, una muy importante es la organización del horario de trabajo.

Con él, es posible mejorar tanto el flujo de trabajo de los empleados activos como las actividades mediante el envío de órdenes de trabajo al equipo.

Refuerza la seguridad de las operaciones

El uso de software de gestión es fundamental para hacer que las operaciones de una empresa sean aún más seguras.

Esto se debe a que es una forma más eficiente de controlar y registrar el mantenimiento de los equipos y monitorear las normas de seguridad.

Además de evitar fallos y mal funcionamiento, es una forma de asegurar la eficiencia y productividad de la empresa, lo que reducirá las posibilidades de accidentes de trabajo o roturas de producción para reparaciones de equipos que ya deberían haber sido revisados.

Funcionalidad de un software de mantenimiento

Existen diferentes tipos de software de mantenimiento en el mercado, por lo que es posible que las funcionalidades varíen mucho, tanto según la propuesta de la herramienta como también para atender diferentes segmentos de negocio.

Pero en general, las principales características que presenta esta tecnología son:

• Panel de control con visión general de la administración: interactividad con una visión amplia de la información, para la consulta de datos y actividades realizadas por equipos externos e internos.

• Control de llamadas:  llamadas de soporte, análisis de calidad del servicio y satisfacción del cliente.

• Gestión financiera: apoyo en la gestión del presupuesto empresarial, control de gastos, gestión de costes, ingresos registrados e informes.

• Programar órdenes de servicio: gestión de órdenes de servicio, lista de verificación de actividades y definición del cronograma.

• Panel de indicadores: disponibilidad de información, datos para informes y análisis estratégicos.

¿Cómo escoger un software de mantenimiento?

Para hacer una buena elección y contratar el mejor software de mantenimiento para tu empresa, en primer lugar es importante entender qué características tiene la tecnología y compararlas con las exigencias de tu empresa.

Aunque el software tiene muchos beneficios para las líneas de producción, gerentes de logística y equipos externos, es importante entender que no son grupos puntuales de la empresa que se beneficiarán.

El rendimiento del mantenimiento tiene un gran impacto en toda la empresa

Por lo tanto, la elección no solo es importante para un departamento, sino para todos los empleados, líderes y gerentes.

Pero, ¿qué evaluar en la práctica? Bueno, pensando en ayudar a aquellos que no están familiarizados con el tema, hemos establecido consejos sobre qué ver en cada software de mantenimiento disponible en el mercado.

En resumen, el software debe tener:

• Posibilidad de registrar información.
• Planificación y seguimiento de los servicios en ejecución.
• Identificación de equipos, tareas y visión general simplificada.
• Informes y gráficos con indicadores de productividad.
• Seguimiento de los sucesos relacionados con los sectores.
• Flexibilidad para conocer diferentes tipos de empresas.
• Integración con diversos sectores empresariales.
  
  

Conclusión

Si se pregunta si es hora de invertir en software de gestión de mantenimiento, pregúntese: ¿desea más productividad, reducir los costos operativos y tener información sobre su equipo?

¡Así que la respuesta es sí! ¡Utiliza software para la gestión del mantenimiento y ten todos estos beneficios en tu empresa!