Gestión de llamadas: que es y cómo funciona este sistema

¿Cómo gestionas las llamadas en tu empresa? Independientemente del segmento, cada gerente debe preocuparse por la demanda de solicitud de servicio.

En este post, conocerás todo sobre este tema, así como su funcionamiento, importancia, ventajas y formas de funcionamiento.

¡Espero que esta lectura sea de provecho!

Gestión de llamadas: ¿Que es?

El sistema de gestión de llamadas, también conocido como gestión de llamadas, consiste en una plataforma de llamadas.

Dicha plataforma se utiliza tanto para organizar como para centralizar las llamadas de sus clientes. 

Por lo tanto, un sistema de gestión de llamadas es más utilizado en los departamentos de TI (tecnología de la información). Si, con él es posible integrar este departamento con los demás, dentro de una organización. 

La plataforma de llamadas también ayuda al equipo de TI a comprender las dificultades de los usuarios. permitiendo un servicio ágil e incluso remoto.

Pero, es un error quien piensa que este sistema solo sirve a los departamentos de TI.

En las empresas de servicios externos en el ámbito de la asistencia técnica y el mantenimiento, por ejemplo, el sistema de gestión de llamadas es un gran aliado. 

Al fin y al cabo, esta plataforma facilita los procesos a los directivos, que a su vez pueden visualizar y dirigir las llamadas a equipos de servicios externos con mucha más agilidad. 

¿Cómo funciona un sistema de gestión de llamadas?

Generalmente, un sistema de gestión de llamadas funciona de forma 100% automatizada.

Algunas plataformas solicitan el registro de información personal del usuario, además de la descripción que hace referencia a la razón por la cual el cliente quiere abrir un caso.

En este momento, es importante que los clientes describen la información en detalle. Así, el equipo técnico tendrá mucha más claridad del problema, y podrá pensar en una solución con más agilidad y precisión. 

Vea el siguiente video, cómo funciona el Auvo Desk, el sistema de gestión de llamadas de Auvo:

En él, se registra y ve los boletos que ya están en la página de inicio. 

¡Y hay más!

Auvo Desk es una plataforma 100% gratuita, donde revisas el historial de entradas, respondes correos electrónicos y puedes asignarlo, tanto a alguien de tu equipo como a ti mismo. 

Por lo tanto, cualquier persona en su empresa puede resolver la llamada del cliente.

Es muy fácil, ¿cierto?

La importancia de la llamada

Invertir en un sistema de gestión de llamadas es importante para garantizar el correcto funcionamiento de los procesos de una empresa.

Porque, con el servicio al cliente se vuelve mucho más fluido, aumentando aún más la satisfacción del consumidor.

Además, el sistema garantiza la estandarización de la calidad a través de datos de rendimiento, ampliamente utilizados para acciones de mejora continua. 

Ventajas del gestor de llamadas

Un gestor de llamadas tiene numerosos aspectos positivos para su negocio. Aca enumeramos las principales ventajas: 

Demandas priorizadas: Organiza los tickets de servicio en orden de prioridad, ayudando al gerente a definir qué tareas deben realizarse principalmente.

Monitoreo de KPI: Generar indicadores de desempeño de servicio más precisos, ayudando a gerentes y directores en el desarrollo de estrategias enfocadas en la mejora continua.

Monitoreo del SLA: Contribuye al cumplimiento del SLA, en el que el gerente puede lanzar al sistema las fechas y horas de servicio de acuerdo con lo determinado en el contrato de servicio.

Aumenta la satisfacción del cliente: Con tanta organización, difícilmente un cliente estará sin servicio o tarda horas esperando la visita del técnico. Pronto, el nivel de satisfacción aumenta.

Reduce el ruido de la comunicación: Una plataforma de gestión de llamadas disminuye la cantidad de llamadas telefónicas y desvincula las aplicaciones de mensajería. En consecuencia, la comunicación se vuelve más fluida. 

Monitoreo de procesos: Con un sistema de gestión de llamadas, el gerente tiene una vista macro de todo lo que está sucediendo en la empresa. Así, es mucho más fácil seguir las actividades que están pendientes y cobrar un posicionamiento del empleado responsable.

Agilidad en la operación: Con una gestión de llamadas bien estructuradas, no solo el cliente, si no también el gerente del equipo, puede abrir llamadas y asignarlas al empleado. De esta manera, el técnico recibe la demanda directa en el sistema, en cualquier lugar, y podrá realizar la actividad mucho más rápido.

¿Sistema de llamadas o Help Desk? Conozca la diferencia 

Tanto el sistema de llamadas como el Help Desk tienen la misma función: gestionar la apertura de llamadas.

Por lo tanto, podemos considerar que con las excepciones de las nomenclaturas, ambas no tienen diferencias.

Después de todo, la mesa de ayuda, así como un sistema de gestión de llamadas operan con la apertura de tickets por medios digitales. 

Tales boletos ayudan a organizar las actividades en orden de prioridad. También tiene la posibilidad de facilitar la comunicación entre técnicos y clientes. 

¿Cuál es el mejor sistema de llamadas? Aprende a elegir

Con tantas opciones disponibles en el mercado, es difícil decidir qué opción es la mejor, ¿no es así? por lo tanto, enumeramos los principales puntos que debe observar: 

Posibilidad de ver varias llamadas

Asegúrese de que la plataforma permite una visión amplia de los boletos. Después de todo, con la prisa de la vida diaria, es mucho más ágil encontrar la llamada cuando está a la vista.

Buen sistema de notificación 

Elija el sistema que ofrece varias configuraciones de notificación. Así que tu equipo no perderá el tiempo buscando un nuevo billete. 

Canales de comunicación simplificados

Su empleado externo necesita un sistema capaz de abrir llamadas desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Base de conocimiento

Si su administración se basa en datos, seleccione la plataforma Help Desk con la capacidad de almacenar datos importantes. Así, podrás evaluar los indicadores de una manera mas estratégica.

Plataforma personalizable

En medio de tanta información, diferenciarse es crucial para fortalecer su presencia en el mercado. Por lo tanto, prefiere herramientas que permitan la aplicación de logotipo, fotos e incluso, correos electrónicos personalizados de acuerdo con la identidad visual de su negocio. 

Sistema gratuito de gestión de llamadas

Cabe destacar que Auvodesk es una plataforma de gestión 100% gratuita, perfecta para empresas de asistencia técnica, instalación y mantenimiento de equipos.

En ella encontrarás las estadísticas generales de todas las llamadas además de visualizar todas las entradas registradas en una sola pantalla.

Con Auvo Desk, su cliente puede abrir boletos de 3 maneras:

1. A través de la página del cliente a través de un enlace personalizado.
2. Por llamada: cuando el cliente llama a la empresa y el equipo interno abre la llamada mediante anotación.
3. Por correo electrónico: cuando el cliente envía un correo electrónico a la empresa y ese correo electrónico ya cae directamente en el Auvo Desk.

¿Qué tal conocer de cerca el Auvo Desk y ver una demostración gratuita de nuestra plataforma de gestión?

Por lo tanto, centraliza toda su operación en un solo sistema, sin requerir múltiples software para controlar los procesos. 

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Conclusión

Entonces, ¿estás listo para mejorar el proceso de gestión de los servicios de tu empresa? ¡Acceda a AuvoDesk regístrese y comience a usar nuestra plataforma gratuita ahora mismo!