Control de actividades: que es y cómo hacerlo correctamente

En la rutina del administrador de empresas, el control de las actividades de sus empleados es una de las funciones más importantes. 

Con un buen seguimiento, es posible aumentar la productividad, mejorar la planificación y los resultados empresariales. 

Pero esto no siempre es una tarea fácil. Con eso en mente, hablamos sobre el concepto, importancia, ventajas y algunas formas de llevar a cabo este control.

¿Seguimos?

¿Qué es el control de actividades?

El control de actividades es el conjunto de acciones que tienen como finalidad monitorear el cumplimiento de las tareas y el trabajo de los equipos. Es, por tanto, una herramienta de gestión que contribuye en la organización de las actividades.

¿Es posible hacer este control en una hoja de cálculo? Sí. Pero muchos gerentes ya eligen controlar las actividades en línea debido a la facilidad que brinda la tecnología.

Cualquiera que sea el método elegido, el gerente puede evaluar sus equipos y proyectos con esta estrategia a favor de un trabajo más eficiente.

Control de actividades: conozca las ventajas

Un buen control de tareas trae muchas ventajas a las empresas, ya que la monitorización afecta directamente a la productividad de los equipos. 

Sin embargo, este no es el único beneficio, conozca algunas ventajas:

Aumento de la productividad de la empresa

Controlar las tareas de un equipo no es más que monitorear el proceso de trabajo. 

Al hacer esto, el gerente puede verificar rápidamente los cuellos de botella en el flujo, actuando para corregirlos. Esto minimiza el tiempo de inactividad de los profesionales, lo que contribuye a un mejor rendimiento.

Planificación estratégica mejorada

¿Cuánto tarda el equipo Alfa en realizar una visita técnica? ¿Qué tareas rutinarias del equipo Beta toman más tiempo?

Estas respuestas solo aparecen cuando el gerente controla las actividades diarias. Con estos datos podrá optimizar los planes de la empresa, haciéndola más eficiente en varios aspectos, como el servicio al cliente.

Mejores resultados comerciales

Con una mayor productividad de los empleados y una mejor planificación, es natural que los resultados comerciales sean mejores. 

Este es otro beneficio más de las actividades de control que resulta de los datos cualitativos y cuantitativos derivados de este monitoreo. 

¿Qué importancia tiene un buen control de la actividad?

Ahora ya sabes qué es el control de actividades y qué beneficios aporta esta práctica a una empresa.

A partir de esto, podemos señalar la importancia de este seguimiento, ¿no? Optimice la productividad de los empleados, cree planes más asertivos y logre mejores resultados comerciales.

O, en resumen, mantener a todos enfocados en lograr objetivos estratégicos.

Con el control de las actividades diarias, los propios empleados tendrán claridad sobre sus roles, lo que garantiza una prestación de servicios más calificada. 

Así que, además de todos los beneficios, ten en cuenta que el control de tareas interfiere positivamente en la satisfacción del cliente. 

¿Y cómo controlar las tareas de manera eficiente?

Control de actividad: ¿cómo hacerlo de manera eficiente?

Para un buen control de tareas, es necesario tener una buena estrategia. Se trata de 6 acciones, que enumeramos a continuación:

Administración de tareas

La gestión de tareas no es más que definir actividades y asignarlas a equipos, con un plazo fijo y sin instrucciones. 

Así, cada profesional conocerá sus responsabilidades, lo que facilita el seguimiento por parte del gestor. 

Esta práctica es incluso la base de una gestión inteligente.

Definición de métricas

Definir métricas de productividad es otra práctica importante en el seguimiento de actividades. 

Los llamados KPIs (Key Performance Indicators) miden la evolución de tareas y profesionales. Con base en estos datos, el gerente puede actuar para mejorar la ejecución de las actividades.

Análisis de los resultados

Después de asignar tareas con plazos y definir métricas, el gerente tendrá a mano datos valiosos. Es hora, pues, de analizar los resultados, que deberían darse en tres frentes:

• Análisis de los resultados de cada equipo: facilita la visualización de la planificación realizada para cada sector.
• Valoración específica de cada profesional: permite un mayor detalle de las actividades de cada empleado.
• Análisis general de los procesos de la empresa: seguimiento de la productividad empresarial en el período determinado.

Con este análisis, es posible actuar sobre los problemas y encontrar las mejores soluciones. 

Y esté atento a un consejo importante: la tecnología juega un papel clave en la obtención de estos datos.

Atención a la comunicación 

La comunicación interna es la clave para el buen funcionamiento de la empresa y el control de tareas, ya que mantiene a los equipos comprometidos y alineados. 

Por ello, tener canales de comunicación abiertos con los profesionales, crear una cultura de diálogo y retroalimentación. 

Usa la tecnología a tu favor

¿Es posible controlar las actividades por hoja de cálculo? Sin dudas. 

Sin embargo, existen soluciones tecnológicas que resuelven más de una necesidad de su empresa. Esto optimiza el tiempo, proporciona ahorros de costos y aumenta la productividad. 

Entonces, ¿es posible controlar la actividad en línea? ¡Sí! Hay software que monitorean los equipos en tiempo real. 

La aplicación Auvo, por ejemplo, permite al gestor enviar órdenes de servicio en el  teléfono inteligente del técnico, controlar las actividades de los equipos externos en movimiento y mucho más.

Pero la mejor función de Auvo para el control de la actividad en línea es la lista de verificación. Su objetivo es estandarizar la prestación de servicios por parte de su empresa.

Con la aplicación checklist, el gestor comprueba la calidad de cada visita, consultando notas, pendientes e informes. 

En otras palabras, al controlar todas las etapas del servicio de los empleados, asegura la satisfacción del cliente.

¿Está interesado en Auvo, ya que se dio cuenta de que puede hacer que su gestión sea más productiva, eficiente y automatizada?

Conclusión

El control de actividad sirve para monitorear el cumplimiento de las tareas y el trabajo de los equipos. 

Cuando se hace bien, aumenta la productividad profesional y los resultados comerciales. 

Para ello existen algunas prácticas imprescindibles, como la gestión de tareas, la definición de métricas y el uso de tecnologías.

Si usted es un gerente que lucha por controlar las tareas de manera asertiva, verifique dónde están las fallas.

¿El problema es programar actividades para su equipo? ¿El checklist de mantenimiento está incompleto generando inconsistencias en la prestación de los servicios?

Todo esto se puede arreglar con tecnología, ¿sabes? En el blog de Auvo, tenemos mucho contenido con este enfoque.