Comunicación interna en las empresas: ¿cómo hacerla eficiente?

La comunicación interna en las empresas es una estrategia utilizada por las organizaciones (públicas y privadas), con el objetivo de establecer un buen relacionamiento entre el público interno. 

Además, la comunicación interna tiene la función de estimular, motivar y difundir las ideas de una organización. 

Es por eso que en varias empresas, la comunicación interna está integrada al endomarketing, que no es más que un departamento de marketing interno, utilizado para difundir una buena imagen de organización a su público interno. 

Por lo tanto, así como el marketing es utilizado para encantar y atraer el público externo, ya sea posibles clientes, el endomarketing utiliza las herramientas de comunicación interna para persuadir y conquistar a los empleados.

De esta manera, es posible reducir las temidas tasas de rotación, que es una métrica adecuada para medir el número de empleados que renuncian en un período determinado.

La comunicación interna en las empresas también tiene la importante misión de velar por la relación entre los sectores de una empresa.

Porque a través de ella es posible resolver conflictos, así como romper paradigmas y establecer un buen clima organizacional.

¿Te interesó el tema?

Entonces te invito a leer hasta el final y descubra la importancia de la comunicación interna para las empresas, así como los principales beneficios que brinda.

¿Cuál es la importancia de la comunicación interna en las empresas?

Ciertamente, una empresa exitosa tiene su mayor activo: el compromiso de los empleados comprometidos con el proceso.

Sin embargo, para que esto suceda, la empresa necesita ofrecer un ambiente de trabajo favorable a la productividad.

Y ahí es donde entra la importancia de la comunicación interna.

Al final, para que el mensaje sea emitido con éxito, es necesario que las acciones de comunicación interna promuevan el diálogo mutuo y continuo.

De esta forma es posible garantizar que todos los empleados estén alineados a la misión, visión, valores, códigos y los objetivos generales de la empresa.

Los principales objetivos de la comunicación interna son:

• Divulgar las acciones de la empresa

Es muy importante informar a los empleados sobre las acciones de endomarketing, así como las acciones de mejora continua. 

• Compartir conocimientos

Las empresas que quieren buenos resultados, deben ofrecer los mejores entrenamientos en varios medios de comunicación para todos sus integrantes.

• Promover el compromiso del equipo

Un equipo bien comprometido y motivado tiende a difundir las ideas de la organización donde trabajan. 

• Fomentar el cumplimiento de las normas

La comunicación interna tiene un papel fundamental en el cumplimiento de las normas colectivas e individuales. Para ello se utilizan carteles, boletines, reuniones de alineamiento, entre otros.

• Aumentar el sentimiento de pertenencia

Una comunicación interna eficaz y completa hace que cada empleado se sienta orgulloso de formar parte de una empresa, hasta el punto de ponerse la camiseta y defenderla.

• Mejorar el clima organizacional 

A través de la comunicación interna, los empleados desarrollan relaciones interpersonales y fortalecen el espíritu de cooperación.

• Promover la cultura organizacional 

Los empleados tienden a trabajar en conjunto, alineados a los valores de la empresa.

• Aumentar la productividad

Cada empleado entiende su rol, impacto e importancia en la generación de resultados globales de la organización.

• Integrar nuevos empleados: 

Los recién llegados bien informados se sienten bienvenidos y más cómodos acercándose a otros empleados.

• Eliminar los rumores

También es posible desalentar la difusión de información oculta, engañosa y maliciosa entre gerentes y empleados.

• Minimiza los efectos de las crisis 

Ser transparente con el público interno en momentos difíciles, convertirse en un equipo más unido, confiando y comprometiéndose con la empresa.

• Abrir espacios para gestionar las dudas

Los empleados necesitan sentirse seguros para preguntar, de esta manera se evitan errores que puedan perjudicar la empresa como un todo.

• Compromiso de los empleados

Es necesario dar cabida a que todos se acerquen a todas las áreas de la empresa, participando activamente en las iniciativas estratégicas.

• Mejorar la imagen de la empresa

Ciertamente, todos se sienten más felices al trabajar en locales donde son valorados, y más que eso, lo recomiendan a amigos y familiares. 

• Reducir la burocracia en proceso

Es posible eliminar reglas que pueden convertirse en obstáculos en la comunicación, como formularios y correos electrónicos. Es decir, cuanto más simplificada, más directa será la comunicación interna.

• Reducir la rotación

Los empleados que se sienten oídos y valorizados, son más felices y motivados. De esta forma, la reaparición de pedidos de resignación es reducida. 

• Alinear los objetivos 

Mantener una comunicación alineada a los cargos oficiales de la empresa garantiza que los empleados conozcan los objetivos, y en consecuencia trabajen en pro para alcanzar los resultados.

• Agilizar el intercambio de información

En un mundo cada vez más sobrecargado de información, gana el que tiene herramientas ágiles en la transmisión de información de calidad.

¿Cuáles son los beneficios de una buena comunicación interna?

Dentro de los beneficios de una buena comunicación interna, está en intercambiar información precisa,  es decir, sin la interferencia de rumores. 

Otro beneficio de la comunicación interna es la capacidad de establecer una sólida cultura organizacional. 

Porque, a través de la comunicación cara a cara, es posible mantener una relación humanizada con los empleados, y como consecuencia establecer un vínculo más fuerte.

Finalmente, a través de la comunicación interna, es posible promover el compromiso de todo el equipo de la empresa. Para ello, es importante que los empleados tengan acceso a canales de comunicación abiertos y de confianza. De esta manera, todos se sienten escuchados y respetados por sus líderes.

¿Cuáles son los principales medios de comunicación interna en las empresas?

Los medios de comunicación son una pieza clave para toda planificación eficiente de comunicación interna. 

Por ello, hemos separado los principales tipos, canales, medios, instrumentos y herramientas utilizados en esta estrategia. 

Algunos de ellos son:

Comunicación escrita

La comunicación escrita consiste necesariamente en palabras escritas. Y a través de él, es posible alinear la información más importante de la empresa, así como comunicar los acontecimientos. 

Además, la comunicación escrita es fácilmente encontrada en canales, como por ejemplo:

• Avisos 
• Informativos
• Letreros
• Correo electrónico
• Blogs internos
• Aplicaciones de mensajería.

De hecho, la comunicación escrita es más utilizada cuando el objetivo es formalizar una información. así que es posible comprobar la existencia de determinado mensaje en un futuro.

La comunicación oral se utiliza esencialmente en la conversación. Ya sea a través de reuniones específicas para intercambiar feedback, conferencias, debates, capacitaciones, comunicaciones presenciales, charlas, entre otros.

La ventaja de este tipo de comunicación, es la posibilidad de aclarar dudas con más rapidez, reduciendo malos entendidos y dirigiendo el mensaje hacia la persona adecuada.

Además, la comunicación oral hace posible algo que la escrita difícilmente consigue: evalúe el tono y el lenguaje corporal del remitente del mensaje.

Después de todo, un lenguaje escrito puede ser interpretado de diversas formas, dependiendo del punto de vista del receptor.

Por otro lado, la comunicación oral lo aclara y reduce el riesgo de mala interpretación del mensaje.

La comunicación diagonal abarca todos los niveles jerárquicos de la empresa. Por lo tanto, este tipo de comunicación es más común en las reuniones generales, donde se suelen compartir los resultados alcanzados por todos, o incluso para informar noticias que son de interés para todos.

Además, la comunicación diagonal es esencial para la motivación y compromiso de todos los ambientes de trabajo.

Comunicación horizontal 

La comunicación horizontal ocurre entre empleados con el mismo nivel jerárquico dentro de la empresa. Por lo tanto, este tipo de comunicación juega un papel importante en la construcción de buenas relaciones.

Porque a través de él, es posible intercambiar información e ideas entre compañeros de trabajo que trabajan en el mismo sector. Algunos ejemplos que podemos mencionar son las reuniones para recoger ideas, también conocidas como lluvia de ideas o brainstorming.

La comunicación vertical está restringida a los niveles jerárquicos más altos de una empresa, es decir, líderes, supervisores, socios, gerentes, directores, presidentes y directores ejecutivos.

Este tipo de comunicación es más usada por los líderes a la hora de definir estrategias, que luego se transmitirán a los demás empleados.

¿Cómo optimizar la comunicación interna de su empresa?

Ahora bien, también es importante que conozcas cuáles son las principales acciones de comunicación interna en las empresas para lograr sus objetivos. Para ello, debe tomar las siguientes iniciativas:

Una de las principales formas de mejorar la comunicación interna en las empresas es seguir las métricas dentro de cada sector. Por lo tanto, es posible medir el rendimiento de forma concisa.

¿Quieres un ejemplo? Imagine un escenario en el que un gerente busca reducir la tasa de rotación en el sector de la instalación. En este caso, se necesita evaluar la tasa de rotación en un semestre.

La mejor manera de recopilar estos datos es a través de una encuesta de satisfacción aplicada a los equipos. O incluso a través de reuniones o comentarios.

A partir de la información extraída, puede averiguar qué salió bien o mal. Y así, evaluar las estrategias de acuerdo a las expectativas reportadas por los empleados.

Promover acciones y eventos para los equipos

Para favorecer el acercamiento entre los empleados, así como fomentar la socialización, nada mejor que un evento.

Por ello, organiza celebraciones, comidas, cenas, happy hours, viajes, tertulias y fiestas temáticas (carnaval, junio, Halloween, Navidad, entre otras).

Después de todo, estas reuniones informales son una buena oportunidad para acercar a los empleados, además de fortalecer las relaciones interpersonales.

Naturalmente, los empleados se sienten más valorados cuando sus líderes los escuchan. Después de todo, este tipo de acciones tiende a aumentar el sentimiento de pertenencia que tiene el empleado, incluso con otros compañeros de trabajo.

Por ello, crea canales de comunicación, como defensores del pueblo, encuestas de opinión interna o incluso reuniones de evaluación donde todos los empleados puedan sugerir mejoras en los procesos internos a favor de la buena convivencia entre todos.

Usa diferentes canales de comunicación

No es necesario utilizar todos los canales de comunicación existentes, pero puede utilizar diferentes medios para transmitir información.

Porque, además de resaltar la importancia de este contenido, puedes fijarlo en un lugar donde todos puedan acceder a él, donde y cuando quieran.

Algunos canales que puedes utilizar son:

• Correo electrónico
• Convenciones
• Reuniones 
• Intranets
• Televisión
• Cartel informativo
• Diarios internos
• Aplicaciones de mensajería instantánea (Whatsapp, Telegram, Discord, Slack, entre otros).

Acompañe los resultados 

Un buen estratega de comunicación interna no solo se preocupa por recopilar datos de indicadores de desempeño, sino que también monitorea los resultados de manera continua.

Para esto, debes determinar un indicador para cada acción, ya que es importante monitorear el desempeño de cada una por separado.

Como por ejemplo:

Objetivo: aumentar la satisfacción de los empleados.

Indicador: análisis de la satisfacción NPS (Net Promoter Score).

En este caso, puedes preguntar a los empleados en una escala del 0 al 10, cuál es la probabilidad de que ellos recomienden a la empresa a un amigo.

Un consejo: utilice un software de gestión de equipos para darle seguimiento a los resultados, como por ejemplo, Auvo.

En él se puede monitorear el cumplimiento de actividades y evaluar las acciones de comunicación interna que están impactando positivamente en la entrega de servicios.

Además, Auvo ofrece un chat de comunicación integrado, donde el gestor contacta a su equipo directamente en el sistema. 

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Conclusión

Ahora que usted ya vio la importancia de la comunicación interna en las empresas, ¿qué tal contar con Auvo para acompañar su estrategia de cerca?

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