Cómo calcular el reembolso de los km recorridos: Consejos prácticos

Una de las prácticas más importantes de gestión financiera en empresas que tienen equipos externos es saber cómo calcular los kilómetros recorridos  para el reembolso.

El trabajo de un funcionario con su propio carro o con un carro de la empresa genera costos que ellos no deben asumir. 

Aparte de eso, ¿sabes cuanto las empresas pagan por los kilómetros recorridos?

¡Vamos a aprender cómo hacer el cálculo!

¿Qué es el reembolso por kilometraje?

El reembolso de los empleados por kilómetros recorridos es la remuneración del costo que tiene de los desplazamientos realizados para el trabajo utilizando un vehículo propio.

Este gasto no integra la nómina del profesional, siendo una compensación por el uso del bien privado.

Antes de aprender a calcular los kilómetros recorridos para el reembolso, vamos a comprender lo que está incluido en los costos de kilometraje.

¿Qué es lo que está incluido en los costos de kilometraje?

Considerando el modelo y la marca del vehículo utilizado por el trabajador, los costos de kilometraje deben incluir:

• Limpieza
• Combustible
• Mantenimiento
• Depreciación del vehículo
• IPVA, seguro y licencia (tasas anuales)

Teniendo en cuenta los costos, es  hora de aprender a hacer el cálculo de los kilómetros recorridos  para el reembolso. 

¿Cómo calcular el valor de los kilómetros recorridos?

Para realizar un cálculo preciso, el gestor debe considerar todos esos costos que acabamos de mencionar.

Los empresarios que utilizan los valores estandarizados de kilómetros del servicio. En este patrón, ¿cuál es el valor de los km rodados para el reembolso? En 2020, fue de R $0,55 a  R $1,20 para autos particulares. 

Sin embargo, aprenderemos cómo calcular los km recorridos para el reembolso teniendo en cuenta los costos que el empleado realmente tuvo.

1. Determine un modelo de vehiculo estandar: 

Para saber el valor de reembolso del trabajador por kilómetros recorridos, es necesario definir un modelo de vehículo estándar. 

Cada modelo de negocio posee una necesidad, lo importante es definir el modelo y conocer los criterios del consumo del combustible y el mantenimiento.

Por ejemplo: nuestro modelo estándar será un Fiat Argo 1.0.

A continuación, es hora de estimar el kilometraje promedio por año de trabajo.

2. Estimar el promedio de km recorrido por año de trabajo:

Debe conocer el kilometraje que su equipo externo ha recorrido en el año.

Una práctica interesante que evita conflictos es acordar el valor con el equipo. 

Por ejemplo: El funcionario Alexander recorrerá 46 km al año por motivo de trabajo.

3. Establecer indicadores de reembolso:

¿Sabe cuánto debe cobrar por los kilómetros recorridos?

Lo mencionamos anteriormente que existen costos de kilometraje que deben ser considerados, cierto?

Estos son indicadores de reembolso que deben estar en su cálculo.

Combustible

El consumo medio de combustible de un Fiat Argo 1.0 de acuerdo al fabricante, es de 14km por litro (gasolina) dentro de la ciudad.

El costo de combustible será la división de precio por litro de gasolina (R $8,00 en nuestro ejemplo) por el consumo medio, es decir, R $0,53 por km.

IPVA, seguros y licencias. 

Ahora considere que el empleado gasta anualmente en el carro R $1.500,00 con IPVA, seguro obligatorio y licencia. 

Al dividir eso por los 46km que Alexander recorre por año, llegaremos al costo de R $0,03 por kilómetro. 

Mantenimiento

El mantenimiento dependerá del tiempo de vida del vehículo y del tiempo de revisión de la concesionaria (a cada 10mil km en 6 meses de uso).

Imaginemos que hubiera dos revisiones por año por un monto total de R $1.000,00. Dividido por el kilometraje rodado, el costo de mantenimiento será de R $0.02 por km.

Depreciación

El cálculo de depreciación dependerá de una orientación empresarial. Si el gestor establece que el trabajador es obligado a renovar el vehículo cada 3 años, necesitamos considerar la depreciación después de 3 años.

El valor actual del Fiat Argo 1.0 es de R $62 mil. La tasa de depreciación en el primer año es del 20%, y en los dos años siguientes es del 10% por año.

El valor líquido de depreciación después de 3 años será de R $40.176,00. Entonces el vehículo sufre una depreciación de $21.824,00.

En este ejemplo, debemos tomar esta cantidad de depreciación y dividirla por el total de kilómetros rotados en los tres años por Alexander, que es de 138,000. El costo de la depreciación será de R $0,16 por km.

Limpieza

Especialmente en los casos en que el vehículo es adhesivo con la marca de la empresa, es esencial realizar limpiezas periódicas. 

¿Quién define la periodicidad es el gerente: limpieza semanal (48 veces al año) o quincenal (24 veces al año)?

Consideramos que el costo del lavado completo es de R $50,00. Para realizar la limpieza quincenal, el monto total gastado en ellos es de R $1.200,00.

El costo de la limpieza por km será de R $0,026.

4. Defina cuál es el porcentaje de reembolso que usará la empresa:

La empresa no pagará toda la cantidad que acabamos de desglosar. Después de todo, el empleado también usa el vehículo para actividades privadas.

Entonces, ¿Cómo debemos calcular los kilómetros rodados para el reembolso?

Definiendo el porcentaje que dependerá de la empresa.

En general, la empresa participa más de los costos importantes, con el fin de garantizar que el vehículo esté siempre en funcionamiento. El costo del combustible es asumido por la compañía.

Vea una propuesta a seguir:

• Combustible (100% de la empresa): R $0,53.
• IPVA, seguro y licencias (50%): R $0,015.
• Mantenimiento (100%): R $0,02.
• Depreciación (100%): R $0,016.
• Limpieza (50%): R $0,013.

El valor del reembolso del empleado por kilómetro rodado es de R $0,594. Entonces Alexander recibirá R $27.324,00 por año.

¿Cómo montar una planilla para cálculo de kilómetros recorridos?

Puede armar una planilla para calcular los kilómetros recorridos para el reembolso de forma automatizada.

Simplemente siga el paso a paso que acabamos de señalar y ponga los valores mencionados en la planilla. Luego, llene el formulario de kilometraje recorrido por el  empleado. 

¿Se puede hacer un cálculo automático del valor del reembolso por km recorrido?

¡Si! Se puede calcular el reembolso del empleado de forma automática con la ayuda de la tecnología.

También ayuda a controlar los gastos del vehículo y mejorar la gestión empresarial. 

Con Auvo, por ejemplo el gerente puede calcular los kilómetros recorridos sin depender de foto o mensaje del técnico comprobando los gatos de su vehículo.

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Conclusión

Al aprender cómo calcular los km recorridos para el reembolso, el gestor consigue tener una visión más precisa de los costos y mejoras de su gestión financeira.

 Al mismo tiempo, tendrá mayor control sobre los gastos del vehículo y podrá compensar a su empleado de manera justa.

¡Es sin duda una forma de mejorar el control de las actividades de sus equipos externos!