7 indicadores de gestão para sua empresa de climatização

Quem é dono ou gestor de uma empresa de climatização já está familiarizado com o seguinte cenário: no inverno, o ritmo é tranquilo; mas, quando o verão chega, a demanda explode e o telefone não para.

Além disso, seus técnicos precisam estar atualizados para lidar com novos sistemas, e os clientes esperam um serviço rápido e eficiente.

Diante desses desafios sazonais e das exigências técnicas do setor, monitorar indicadores de gestão é essencial para manter a operação rentável e eficiente.

A seguir, vamos apresentar os indicadores mais importantes para orientar decisões e melhorar o atendimento e a satisfação dos clientes ao longo do ano.

Indicadores de gestão financeira

1. Custo médio por atendimento

Esse indicador representa a média dos custos para realizar cada atendimento, incluindo mão de obra, peças e deslocamento. Ele é calculado ao dividir o custo total dos atendimentos pelo número total de chamados atendidos.

Esse dado é fundamental para os gestores, pois ajuda a identificar quais tipos de atendimento geram mais gastos e como eles afetam a rentabilidade do negócio.

Por exemplo, pode ser que os custos de uma empresa aumentem no verão devido ao uso intensivo de peças de reposição, como compressores e condensadores, impactando a margem de lucro.

Ao identificar esse gasto, o gestor pode negociar preços com fornecedores e promover pacotes de manutenção preventiva no início do ano. Isso ajuda a diluir os custos ao longo do ano e a melhorar a rentabilidade durante o período de alta demanda.

2. Receita média por atendimento

A receita média por atendimento é o valor médio que a empresa ganha por atendimento, considerando todos os serviços prestados em determinado período. Para calcular, basta dividir a receita total pelo número de atendimentos realizados.

Com esse indicador, o gestor pode entender se os preços praticados cobrem os custos e permitem uma margem de lucro adequada.

Por exemplo, se os valores cobrados por pequenos reparos de ar-condicionado não cobrirem totalmente os custos de deslocamento e mão de obra, pode ser interessante revisar a tabela de preços ou implementar uma taxa mínima de atendimento.

Assim, a empresa garante uma margem de lucro mais adequada e cobre os custos fixos.

3. Margem de lucro por serviço

A margem de lucro por serviço é obtida subtraindo o custo médio de cada atendimento da receita média e dividindo o resultado pela receita total. O resultado é apresentado em porcentagem.

Esse indicador é crucial para garantir que cada serviço oferecido seja rentável. Em empresas de climatização, ele pode variar entre instalações e manutenções, que têm perfis de custos diferentes.

Controlar esse indicador ajuda o gestor a entender quais tipos de atendimento oferecem melhor retorno financeiro e, assim, priorizar esses serviços ou ajustar preços.

4. Retorno sobre o investimento em equipe

Esse indicador mede o retorno financeiro obtido a partir dos investimentos feitos na equipe, como treinamentos, certificações ou novas contratações. Para calcular, o gestor deve dividir o aumento na receita decorrente desses investimentos pelo custo do investimento.

Por exemplo, se um treinamento técnico aumenta a taxa de resolução na primeira visita (vamos falar dela mais para frente), a satisfação do cliente e o número de atendimentos bem-sucedidos, o investimento é considerado eficaz.

Esse indicador orienta os gestores a focar em melhorias que impactem positivamente o atendimento e a satisfação dos clientes.

Indicadores de gestão operacional

5. Tempo médio de atendimento

O tempo médio de atendimento é o tempo total entre o recebimento da solicitação e a resolução do problema. Ele é essencial para avaliar a eficiência e a capacidade de resposta da equipe.

Em um segmento em que serviços de urgência são comuns, como o de climatização, um tempo de resposta rápido pode ser um grande diferencial competitivo.

Para medir o tempo médio de atendimento, é preciso documentar o tempo de entrada e saída de cada técnico em cada tarefa. Assim, você obtém a duração total dos atendimentos. Depois, é só dividir pelo total de atendimentos realizados dentro do período.

Se esse tempo estiver elevado, o gestor pode revisar a logística ou a alocação de técnicos.

6. Número de atendimentos por técnico

O número de atendimentos por técnico é um indicador relacionado à produtividade da equipe, mostrando a quantidade média de atendimentos realizados por técnico em um período. Ele é calculado dividindo o número total de atendimentos pelo número de técnicos ativos.

Manter um equilíbrio nesse indicador é importante para evitar sobrecarga ou baixa produtividade.

Para empresas de climatização com equipes de diferentes níveis de experiência, esse dado pode ajudar na definição de metas personalizadas, distribuindo as tarefas de maneira que técnicos mais experientes realizem mais atendimentos ou atendam chamados mais complexos, por exemplo.

7. Taxa de conclusão de primeira visita

A taxa de conclusão de primeira visita é o percentual de atendimentos resolvidos na primeira visita do técnico. Para calculá-lo, divide-se o número de atendimentos bem-sucedidos na primeira visita pelo número total de atendimentos.

Uma alta taxa de conclusão na primeira visita indica uma operação eficiente e técnicos bem preparados.

Em empresas de climatização, alcançar uma alta taxa de conclusão pode significar ter as ferramentas e peças certas no veículo de cada técnico, além de uma preparação adequada para cada tipo de chamado.

Esse indicador não só reduz os custos de deslocamento, como também aumenta a satisfação do cliente.

Como medir e aprimorar indicadores de gestão em empresas de climatização

O primeiro passo para monitorar os indicadores de gestão na sua empresa é documentá-los, de preferência digitalmente.

Muitos profissionais ainda anotam informações estratégicas e operacionais em papel, mas essa prática limita as análises que podem ser feitas e deixa a empresa mais sujeita até mesmo a perdê-las.

Existem muitas ferramentas gratuitas que podem ajudar nesse momento, como a boa e velha planilha. Para empresas de operações menores, com até 2 técnicos externos, essa solução pode atender bem. Se esse é o seu caso, não deixe de conferir nossos modelos e templates gratuitos!

Porém, à medida que a empresa cresce, as tarefas se complexificam e as planilhas podem não ser mais suficientes. Por exemplo, tomemos o tempo médio de atendimento.

Para medi-lo, é preciso ter o registro de início e fim de cada atendimento realizado pelo técnico. Imagine acompanhar o preenchimento manual desses registros de uma equipe de 10 técnicos, para depois compilá-los e fazer o cálculo!

Para esses casos, o mais indicado é contar com um sistema de gestão de serviços, que automatiza essa coleta de dados.

Funcionalidades como check-in e check-out e ordens de serviço digital, por exemplo, permitem à empresa criar uma verdadeira base de dados digital. Assim, é fácil encontrar e monitorar os indicadores mais importantes para a gestão.

Se você se interessou e quer saber mais sobre como esses sistemas podem ajudar sua empresa a dar o próximo passo na gestão estratégica, confira também nosso guia sobre sistema de gestão empresarial!