A base do funcionamento eficiente é a organização. Seja para metas pessoais até a esfera de negócios.
E o melhor jeito de organizar é sistematizar. Aqui, você vai ter um guia completo do que é sistema de gestão para empresas, suas funcionalidades e vantagens.
O sistema de gestão é um conjunto de ferramentas para criar e organizar os processos internos de uma empresa.
Ele centraliza e automatiza diversas atividades, como gestão de equipes, de estoque, financeira e mais. Por meio dos seus recursos, a empresa ganha uma visão abrangente de todo o trabalho em tempo real e com dados atualizados.
Conheça mais: Sistema Auvo para gestão de empresas
Ao utilizar um sistema de gestão, as empresas conseguem tomar decisões mais embasadas, reduzir custos operacionais, melhorar a eficiência e aumentar a produtividade.
Em resumo, um sistema de gestão empresarial é essencial para empresas de todos os tamanhos, porque abrem espaço para o negócio escalar, tanto em qualidade quanto em dimensão.
O sistema de gestão empresarial opera como uma espécie de "cérebro" da empresa. Ele centraliza e sincroniza todas as partes, processos e informações relevantes em um único sistema unificado. Aqui estão alguns passos básicos de como ele opera:
Todos esses aspectos do funcionamento do sistema de gestão se traduzem em funções específicas do software. Vamos ver cada uma delas e para que servem.
A agenda distribui as atividades ao longo dos dias, cada cor representa um tipo de atividade. Para facilitar a visualização das tarefas por prioridade e execução, elas são divididas por legendas em cores.
A agenda pode ser vista em forma de calendário e linha do tempo. O calendário é bom para ver as tarefas a longo prazo e a linha do tempo, para as do dia.
Cada tarefa da agenda vai ter informações completas, como equipamentos e histórico de check-in e check-out.
O sistema permite criar orçamentos personalizados. Os usuários só clicam e selecionam serviços, equipe e materiais para gerar orçamentos rapidamente e com precisão.
A plataforma oferece a conveniência de enviar orçamentos diretamente para os clientes sem a necessidade de salvar no computador e enviar por e-mail. E também tem os relatórios, que mostram o desempenho ao longo do mês de orçamentos gerados, conversão em vendas e controle de enviados e não respondidos.
A OS digital chega direto no celular do técnico. Ele preenche de forma simples, anexa fotos e recolhe a assinatura do cliente. E todas essas informações ficam centralizadas no sistema de gestão. Cada OS vai ter:
Com o relatório de km rodado, é possível fazer o controle de combustível dos técnicos. Ele é feito por colaborador diariamente, tudo dentro do sistema.
A roteirização inclui o acompanhamento em tempo real da agenda de atendimentos do técnico. O sistema organiza o roteiro das atividades de acordo com o colaborador, economizando combustível por priorizar atendimentos próximos ou urgentes.
Leia mais: Como o sistema de gestão roteiriza tarefas + como fazer no Maps
Relatório de despesas
Acompanhar todo o investimento que sua empresa e equipe fazem para realizar serviços. Cada OS tem seus gastos associados. Por meio dos relatórios, você tem uma visão geral das despesas e pode filtrá-las por categorias.
Visualize que serviços geram mais gastos e se seus retornos de fato compensam.
Para conquistar e fidelizar clientes, é preciso estar em contato frequente com a experiência deles com a marca. Isso vai servir tanto para descobrir onde melhorar quanto para valorizar a entrega positiva dos colaboradores.
Por meio do sistema de gestão, dá para programar o envio automático de pesquisas logo após o atendimento e visualizar os resultados gerais por cliente e colaborador.
Quando falamos em serviço, existe uma palavra-chave fundamental: confiança. E o sistema de gestão tem tudo a ver com ela. Por meio dele, cada serviço solicitado vai ser realizado com mais agilidade. Além disso, o serviço que prestar vai ser inteiramente documentado.
Imagine que um cliente seu tem um chamado urgente. Com o sistema, você já vê que técnico está mais próximo e encaminha para o atendimento. E o cliente vai visualizar com clareza pelo que está pagando: todas as etapas do serviço, antes e depois, estarão registradas por imagens.
Um de nossos clientes, Zeus Engenharia, reportou que o faturamento decolou após agregar esse diferencial ao seu serviço. A empresa conseguiu contratos maiores e pôde valorizar seu preço em relação à concorrência.
Leia mais: Como a Zeus Engenharia fez o serviço render 90% mais com Auvo
O sistema organiza dados e conecta todo o trabalho da empresa. Desde o estoque da empresa e dos clientes até as respostas às pesquisas de satisfação, tudo fica registrado. Assim, o tempo rende mais porque as atividades ficam mais organizadas.
Por exemplo, o checklist de cada tipo de tarefa precisa ser feito apenas uma vez e, depois, associado às demais atividades. Você cria um passo a passo para a instalação de ar-condicionado e o aplica em campo.
E a equipe fica muito mais engajada nessa prática. Também no caso de nosso cliente, Zeus Engenharia, os colaboradores engajaram com as checklists das tarefas e sugeriram ordens mais eficientes entre etapas. A partir daí, a produtividade subiu muito. Ou seja: mais serviços em menos tempo.
Organização e produtividade são sinônimos de mais rendimento, tanto no tempo quanto no caixa.
Também um de nossos clientes, Tonistal, viu o seu faturamento multiplicar por 6 com o sistema de gestão. Com o respaldo que as OSs oferecem e a rapidez para responder chamados, os clientes aumentaram em número e qualidade.
Hoje, a Tonistal atende a redes de atacados.
Se você está procurando por um sistema de gestão, provavelmente é porque notou que a sua empresa mudou. Pode ser que tenha crescido demais e, agora, está difícil acompanhar os dados apenas por tabelas de Excel.
Avalie os gargalos que existem na sua empresa de acordo com o momento que ela está e avalie as possíveis soluções a partir daí.
Leia mais: Por que tem empresas que estão deixando de usar Excel?
Todo consumidor faz isso e não seria diferente tratando-se de empresários. Avalie as opções de sistema do mercado e como as funcionalidades de relacionam com o que você procura.
Nós preparamos um guia completo com as 10 melhores opções no mercado para sistemas de gestão.
Conheça mais: Qual o melhor sistema de gestão? Top 10 + funcionalidades
Tome um tempo para pesquisar como os clientes falam da empresa em canais como o Capterra, Reclame Aqui e o Google.
Se puder, converse com profissionais do seu setor para conseguir recomendações também. Você pode juntar-se à Comunidade Auvo para fazer isso.
Curiosidade: sabia que o Auvo não tem nenhuma reclamação no Reclame Aqui, avaliação 4.6 no Capterra e 4.7 no Google?
Se você avaliar que a sua empresa não está no momento de contratar um sistema de gestão, tudo bem. Mas mantenha sempre em mente que se você quer escalar o crescimento dela um dia, esta é uma etapa necessária.